Triggers Programados

Configura automatizaciones que se ejecutan segun un horario predefinido.

Como Funcionan

Flujo: Scheduler Timer -> Verificar Agentes Activos -> Evaluar Condiciones

Luego:

• Si pasa condiciones -> Encolar Ejecucion
• Si no pasa -> Esperar siguiente ciclo

Los triggers programados:

• Se verifican segun su intervalo
• Buscan registros que cumplan condiciones
• Ejecutan acciones para cada match
• Mantienen historial de ejecuciones

Tipos de Schedule

SCHEDULED

Trigger generico programado

Configuracion:

• interval: Intervalo en minutos
• time: Hora especifica (HH:MM)
• days: Dias de la semana
• timezone: Zona horaria
• filters: Condiciones adicionales

Ejemplo:

{
  "eventType": "SCHEDULED",
  "configuration": {
    "interval": 60,           // Cada hora
    "time": "09:00",          // A las 9am
    "days": ["mon", "tue", "wed", "thu", "fri"],
    "timezone": "America/Mexico_City"
  }
}

DAILY_DIGEST

Resumen diario automatico

Configuracion:

• time: Hora de envio
• recipients: Lista de destinatarios
• includeMetrics: Metricas a incluir
• format: Formato (email, slack, etc.)

Uso tipico:

• Resumen de actividad del dia
• Candidatos nuevos
• Pendientes por revisar
• Alertas vencidas

REMINDER_DUE

Recordatorio de vencimientos

Configuracion:

• entityType: Tipo de entidad a verificar
• daysBefore: Dias antes del vencimiento
• notifyTo: A quien notificar
• action: Que hacer

Entidades soportadas:

• document_request -> Solicitudes de documentos
• signature_request -> Firmas pendientes
• test_assignment -> Tests por vencer
• event -> Eventos proximos
• onboarding_item -> Items de onboarding

INACTIVITY_CHECK

Verificacion de inactividad

Configuracion:

• entityType: Tipo de entidad
• inactiveDays: Dias sin actividad
• action: Accion a tomar
• excludeTags: Tags a excluir

Usos tipicos:

• Candidatos sin movimiento X dias
• Procesos estancados
• Vacantes sin aplicaciones
• Usuarios inactivos

Configurar Schedule

Interfaz de Configuracion

Configurar Trigger Programado

Ejemplos de Configuracion

Cada manana a las 8am (L-V):

{
  "time": "08:00",
  "days": ["mon", "tue", "wed", "thu", "fri"],
  "timezone": "America/Mexico_City"
}

Cada 2 horas durante horario laboral:

{
  "interval": 120,
  "startTime": "09:00",
  "endTime": "18:00",
  "days": ["mon", "tue", "wed", "thu", "fri"]
}

Cada lunes a las 9am:

{
  "time": "09:00",
  "days": ["mon"]
}

Ultimo dia del mes a las 6pm:

{
  "dayOfMonth": "last",
  "time": "18:00"
}

Patrones Comunes

Recordatorio de Documentos Pendientes

Workflow: Recordatorio Documentos

Trigger:

• Tipo: REMINDER_DUE
• Entidad: document_request
• Dias antes: 2
• Frecuencia: Diario a las 9am

Acciones:

1. Buscar solicitudes por vencer
2. Filtrar: status = pending
3. Por cada una:
   • Enviar email recordatorio
   • Notificar al solicitante
4. Registrar envios

Configuracion:

{
  "entityType": "document_request",
  "daysBefore": 2,
  "filters": {
    "status": "pending"
  },
  "notifyPostulant": true,
  "notifyOwner": true
}

Alerta de Tests por Vencer

Workflow: Alerta Tests

Trigger:

• Tipo: REMINDER_DUE
• Entidad: user_test
• Dias antes: 1
• Frecuencia: Diario a las 8am

Acciones:

1. Buscar tests por vencer manana
2. Filtrar: status = pending
3. Por cada uno:
   • Enviar email urgente al candidato
   • SMS si tiene telefono
4. Notificar a RH

Configuracion:

{
  "entityType": "user_test",
  "daysBefore": 1,
  "status": ["pending", "in_progress"],
  "channels": ["email", "sms"]
}

Resumen Semanal de Reclutamiento

Workflow: Reporte Semanal

Trigger:

• Tipo: SCHEDULED
• Dia: Viernes
• Hora: 17:00
• Frecuencia: Semanal

Acciones:

1. Calcular metricas de la semana:
   • Nuevas aplicaciones
   • Entrevistas realizadas
   • Ofertas enviadas
   • Contrataciones
2. Generar reporte
3. Enviar a gerentes
4. Guardar historico

Configuracion:

{
  "time": "17:00",
  "days": ["fri"],
  "metrics": ["applications", "interviews", "offers", "hires"],
  "recipients": ["hiring-managers@empresa.com"],
  "format": "email"
}

Limpieza de Candidatos Inactivos

Workflow: Archivar Inactivos

Trigger:

• Tipo: INACTIVITY_CHECK
• Entidad: user_profile
• Dias inactivo: 90
• Frecuencia: Mensual

Acciones:

1. Buscar perfiles sin actividad 90+ dias
2. Excluir tags: "vip", "pipeline-activo"
3. Por cada uno:
   • Enviar email de despedida
   • Cambiar status a archived
   • Registrar motivo
4. Generar reporte de archivados

Configuracion:

{
  "entityType": "user_profile",
  "inactiveDays": 90,
  "excludeTags": ["vip", "pipeline-activo"],
  "action": "archive",
  "notifyPostulant": true
}

Sincronizacion de Calendarios

Workflow: Sync Calendarios

Trigger:

• Tipo: SCHEDULED
• Intervalo: 15 minutos
• Siempre activo

Acciones:

1. Obtener eventos nuevos de Google
2. Obtener eventos nuevos de Microsoft
3. Sincronizar con calendario interno
4. Actualizar slots disponibles
5. Notificar conflictos

Configuracion:

{
  "interval": 15,
  "sources": ["google", "microsoft"],
  "syncDirection": "bidirectional",
  "alertOnConflict": true
}

Gestion de Ejecuciones

Historial de Ejecuciones

Acciones: [Ver Detalles] [Volver a Ejecutar]

Ver Detalles de Ejecucion

Ejecucion #12345

Resultados por registro:

• Juan Perez -> Email enviado
• Maria Garcia -> Email enviado
• Pedro Lopez -> Email enviado
• Ana Torres -> Email enviado
• Carlos Ruiz -> Email enviado

Logs:

• [09:00:15] Iniciando busqueda...
• [09:00:15] Encontrados 5 pendientes
• [09:00:16] Enviando emails...
• [09:00:17] Completado exitosamente

Reejecutar Manualmente

Opciones de reejecucion:

1. Ejecutar Ahora - Ejecuta el trigger inmediatamente
2. Ejecutar con Filtros - Especifica subset de registros
3. Modo Debug - Ejecuta sin enviar realmente, solo muestra que haria
4. Forzar Todos - Ignora el check de "ya procesado"

Condiciones y Filtros

Filtros en Triggers Programados

Los triggers programados pueden filtrar:

Por Estado:

• status = pending
• status in [pending, in_progress]
• status != completed

Por Fecha:

• dueDate < now()
• dueDate between (now(), now() + 2 days)
• createdAt > (now() - 7 days)

Por Propietario:

• ownerId = current_user
• assignedTo = team_id
• department = "ventas"

Por Tags:

• tags includes "urgente"
• tags excludes "archivado"
• tags any ["vip", "prioridad"]

Combinados:

• status = pending AND dueDate < now() + 2 days

Ejemplo de Filtro Complejo

{
  "entityType": "document_request",
  "filters": {
    "AND": [
      { "status": "pending" },
      { "dueDate": { "lt": "{{now + 2 days}}" } },
      { "OR": [
        { "type": "ine" },
        { "type": "comprobante_domicilio" }
      ]},
      { "NOT": { "tags": ["excluir"] } }
    ]
  }
}

Zonas Horarias

Configurar Zona Horaria

Zonas horarias soportadas:

Mexico:

• America/Mexico_City (UTC-6)
• America/Cancun (UTC-5)
• America/Tijuana (UTC-8)
• America/Chihuahua (UTC-7)

Otras:

• America/New_York (UTC-5)
• America/Los_Angeles (UTC-8)
• Europe/Madrid (UTC+1)
• UTC (UTC+0)

Horario de Verano

El sistema maneja automaticamente:

• Cambios de horario de verano
• Ajustes de DST
• Fechas de transicion
• Sin configuracion adicional

Recomendacion: Usar zona horaria explicita, no offset numerico

Evitar Ejecuciones Duplicadas

Control de Duplicados

El sistema previene duplicados mediante:

1. Lock de Ejecucion - Solo una instancia ejecuta a la vez
2. ID de Ejecucion - Cada ejecucion tiene ID unico
3. Marca de Procesado - Registros procesados se marcan
4. Ventana de Tiempo - No reejecutar dentro de X minutos

Configurar Comportamiento

{
  "deduplication": {
    "enabled": true,
    "windowMinutes": 60,        // No repetir en 60 min
    "trackBy": "entity_id",     // Por cual campo
    "allowManualRerun": true    // Permitir manual
  }
}

Monitoreo y Alertas

Alertas de Fallos

Configurar alertas cuando:

• Ejecucion falla
• Toma mas de X segundos
• Procesa menos de lo esperado
• No encuentra registros
• Error de conexion

Notificar via:

• Email a administrador
• Slack/Teams
• Webhook
• Dashboard

Dashboard de Salud

Estado de Triggers Programados

Ultima hora:

• Ejecutados: 8
• Exitosos: 8
• Fallidos: 0
• Registros procesados: 47

Proximas ejecuciones:

• 10:00 - Recordatorio Docs
• 12:00 - Sync Calendarios
• 17:00 - Reporte Diario

Buenas Practicas

Diseno de Schedules

DO:

• Espaciar ejecuciones pesadas
• Ejecutar fuera de picos de uso
• Usar filtros especificos
• Monitorear duracion
• Documentar proposito

DON'T:

• Ejecutar cada minuto sin necesidad
• Procesar miles de registros sin limite
• Ignorar errores
• Overlapping de ejecuciones
• Depender de orden de ejecucion

Performance

Recomendaciones:

• Limitar registros por ejecucion (batch)
• Usar indices en filtros
• Evitar queries N+1
• Cache de datos repetitivos
• Timeout en acciones externas

Proximos Pasos

• Acciones de Mensajeria - Enviar notificaciones
• Ejecucion y Monitoreo - Ver logs
• Ejemplos Practicos - Casos reales