Notificaciones Automaticas por Email

Configura el envio automatico de emails cuando un candidato entra a una etapa del proceso.

Concepto

1. Candidato movido a etapa
2. Sistema lee configuracion:
   • emailTemplateId: 8
   • sendEmailOnEntry: true
3. Cargar plantilla de email
4. Reemplazar variables
5. Enviar al candidato

Configurar en Plantilla

Seccion de Emails

Seleccionar Plantilla

Al seleccionar plantilla de email:

• Dropdown muestra plantillas activas
• Filtradas por categoria si aplica
• Vista previa disponible
• Una sola plantilla por configuracion

Activar Envio Automatico

sendEmailOnEntry

Cuando esta activo:

• Email se envia automaticamente
• Usa contenido de la plantilla
• Variables reemplazadas
• Destinatario: candidato

Sin Activar

Cuando NO esta activo:

• Plantilla guardada como referencia
• No se envia email automaticamente
• Puede usarse manualmente
• Puede activarse despues

Variables Disponibles

Variables de Candidato

Variables que se reemplazan automaticamente:

Ejemplo:

"Hola {{userName}}," → "Hola Juan Perez,"

Variables de Proceso

Ejemplo:

"Has avanzado a la etapa {{stepName}} del proceso {{processName}}." → "Has avanzado a la etapa Entrevista Tecnica del proceso Contratacion Senior."

Variables de Contexto

Email Resultante

Estructura

Ejemplo

De: Recursos Humanos rh@empresa.com Para: juan.perez@email.com Asunto: Proximos pasos en tu proceso - Empresa ABC

Hola Juan Perez,

Nos complace informarte que has avanzado a la etapa de Entrevista Tecnica en nuestro proceso de seleccion.

Pronto te contactaremos para coordinar la fecha y hora de tu entrevista.

Saludos, El equipo de Recursos Humanos Empresa ABC

Flujo Completo

Paso a Paso

1. Candidato esta en etapa "Revision CV"

2. Reclutador decide mover a "Preseleccionado"

3. Sistema procesa movimiento:

   • a) Mueve tarea a nueva etapa
   • b) Lee configuracion:
     • emailTemplateId: 5
     • sendEmailOnEntry: true
   • c) Carga plantilla de email
   • d) Reemplaza variables:
     • {{userName}} → "Maria Garcia"
     • {{stepName}} → "Preseleccionado"
     • {{processName}} → "Contratacion 2024"
   • e) Envia email

4. Resultado:

   • Tarea en nueva etapa
   • Email enviado
   • Candidato informado

Combinacion con Otras Automatizaciones

Email + Evento

Configuracion tipica para entrevista:

• eventTemplateId: 3 (Entrevista Tecnica)
• createEventOnEntry: true
• emailTemplateId: 7 (Preparacion Entrevista)
• sendEmailOnEntry: true

Flujo:

1. Candidato movido a "Entrevista"
2. Evento creado automaticamente
3. Email enviado con preparacion
4. Candidato sabe que esperar

Email + Tests

Configuracion tipica para evaluacion:

• testIds: [1, 2]
• assignOnEntry: true
• emailTemplateId: 10 (Instrucciones Tests)
• sendEmailOnEntry: true

Flujo:

1. Candidato movido a "Evaluacion"
2. Tests asignados automaticamente
3. Email con instrucciones enviado
4. Candidato sabe como completar

Configuracion de Plantilla de Email

Campos que Afectan

En la plantilla de email:

• Asunto: Puede tener variables
• Contenido: HTML con variables
• CC: Emails adicionales
• BCC: Copia oculta (archivo)
• Nombre remitente: "Recursos Humanos"
• Reply-To: Email para respuestas

Ejemplo de Plantilla

Nombre: "Avance a Entrevista"

Categoria: automation

Asunto: "Buenas noticias! Avanzas en el proceso"

Contenido:

Hola {{userName}},

Nos da gusto informarte que has sido preseleccionado para la siguiente etapa de nuestro proceso de seleccion.

Etapa actual: {{stepName}}

Pronto recibiras mas informacion sobre los proximos pasos.

Saludos cordiales, {{companyName}}

Sin Plantilla Configurada

Comportamiento

Si emailTemplateId es null:

• No se envia email automatico
• No hay error
• Tarea se mueve normalmente
• Otras automatizaciones continuan

Cuando No Usar

No configurar email automatico si:

• La etapa es interna/revision
• Comunicacion se hace por otro medio
• No quieres notificar al candidato
• Otro email ya cubre el caso

Notificaciones del Sistema

Diferencia con Email

Notificacion del sistema:

• Alerta interna en Talivo
• Solo para usuarios del sistema
• No llega al candidato
• Util para alertar al equipo

Email:

• Correo electronico externo
• Llega al candidato
• Comunicacion formal
• Registro permanente

Configuracion

Ejemplo Completo

Plantilla: "Oferta Laboral"

Plantilla de Paso:

• nombre: "Proceso de Oferta"
• emailTemplateId: 15
• sendEmailOnEntry: true
• notifyOnEntry: true
• applicationStatusOnEntry: "offered"

Escenario

1. Candidato Carlos completa entrevistas

2. Reclutador mueve a "Oferta"

3. Sistema ejecuta:

   • Mover tarea a etapa "Oferta"
   • Cargar plantilla de email 15
   • Variables:
     • userName: "Carlos Rodriguez"
     • stepName: "Oferta"
     • positionTitle: "Developer Senior"
   • Enviar email de oferta
   • Actualizar estado a "offered"
   • Notificar internamente al reclutador

4. Carlos recibe:

"Hola Carlos Rodriguez,

Nos complace extenderte una oferta para el puesto de Developer Senior..."

5. Reclutador ve notificacion:

"Carlos Rodriguez movido a Oferta"

Mejores Practicas

Contenido del Email

Recomendaciones:

• Mensaje claro y conciso
• Informar que esperar
• Incluir proximos pasos
• Tono profesional pero amigable
• Datos de contacto para dudas
• Revisar ortografia y formato

Frecuencia

Evitar spam:

• No enviar en cada etapa menor
• Consolidar mensajes si es posible
• Etapas internas sin email
• Solo comunicar cambios relevantes
• Respetar preferencias del candidato

Testing

Antes de activar:

• Probar con tu propio email
• Verificar variables se reemplazan
• Revisar formato en diferentes clientes
• Confirmar CC/BCC correctos
• Validar asunto descriptivo

Problemas Comunes

"Email no se envio"

Causas:

• sendEmailOnEntry no activado
• Plantilla de email no existe
• Plantilla inactiva
• Error en servicio de email

Solucion:

• Verificar configuracion
• Verificar plantilla existe y esta activa
• Revisar logs del sistema

"Variables no reemplazadas"

Causa: Variable mal escrita

Solucion:

• Verificar sintaxis: {{userName}}
• Usar variables exactas
• Probar con vista previa

Proximos Pasos

• SLA y Aprobaciones - Tiempos limite
• Aplicar Plantillas - Usar en procesos
• Ejecucion de Automatizaciones - Flujo completo