Crear Eventos
Aprende a crear eventos manualmente, agregar participantes y configurar todos los detalles.
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Menu principal > Eventos
O directamente: /app/events
Crear un evento nuevo
Boton de creacion
En la parte superior de la pagina de Eventos, haz click en + Nuevo para abrir el formulario.
Formulario de evento
Crear Evento
| Seccion | Campos |
|---|---|
| Informacion basica | Titulo, Descripcion |
| Fecha y hora | Fecha, Hora inicio, Hora fin, Todo el dia |
| Ubicacion | Virtual / Presencial / Hibrido, Videoconferencia |
| Participantes | Candidato, Entrevistadores (Host, Asistente) |
| Recordatorios | 24 horas antes, 1 hora antes, 15 minutos antes |
Campos del evento
Informacion basica
| Campo | Requerido | Descripcion |
|---|---|---|
| Titulo | Si | Nombre descriptivo del evento |
| Descripcion | No | Detalles, agenda, instrucciones |
| Tipo | No | Entrevista, reunion, evaluacion |
Fecha y hora
| Campo | Descripcion |
|---|---|
| Fecha | Dia del evento |
| Hora inicio | Cuando inicia |
| Hora fin | Cuando termina |
| Todo el dia | Sin hora especifica |
Ubicacion
Opciones de ubicacion:
- Virtual: Solo videoconferencia
- Presencial: Direccion fisica
- Hibrido: Ambas opciones
Participantes
Tipos de participantes:
- Candidato: El postulante a evaluar
- Host: Quien conduce el evento
- Asistente: Participante regular
- Opcional: Puede no asistir
Videoconferencia
Crear sala automatica
Al activar videoconferencia, selecciona el proveedor:
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
Configuracion Zoom:
- Sala de espera habilitada
- Grabar reunion (opcional)
Link generado
Despues de crear el evento, veras:
- Link: URL de la reunion
- Meeting ID: Identificador de la sala
- Passcode: Codigo de acceso
Botones disponibles: Copiar Link | Abrir Zoom
Agregar participantes
Buscar candidato
Usa el buscador para encontrar candidatos por nombre o email. El sistema mostrara sus datos y puesto.
Agregar entrevistadores
Busca usuarios del equipo para agregarlos como entrevistadores.
Roles de participantes
| Participante | Rol |
|---|---|
| Candidato | A evaluar |
| Host | Conduce la entrevista |
| Asistente | Participa pero no conduce |
Recordatorios
Configurar recordatorios
Selecciona cuando enviar recordatorios a los participantes:
- 24 horas antes
- 1 hora antes
- 30 minutos antes
- 15 minutos antes
Email de recordatorio
Hola Juan,
Te recordamos que tienes una entrevista programada para manana:
Fecha: Martes 16 Ene, 10:00 - 11:00 Ubicacion: Zoom Meeting Link: https://zoom.us/j/123456789
Editar evento
Acceder a edicion
Desde el calendario:
- Click en el evento
- Click en "Editar"
Desde la lista:
- Buscar evento
- Click en menu [...] > Editar
Cambios permitidos
Puedes modificar:
- Titulo y descripcion
- Fecha y hora
- Participantes
- Videoconferencia
- Recordatorios
Notificar cambios
Al guardar cambios, el sistema preguntara si deseas notificar a los participantes sobre los cambios.
Cancelar evento
Proceso de cancelacion
- Abrir evento
- Click en "Cancelar evento"
- Confirmar cancelacion
- Opcional: Agregar motivo
Mensaje a participantes
Hola Juan,
Lamentamos informarte que la entrevista programada para el 16 Ene ha sido cancelada.
Motivo: Reprogramacion por cambio de prioridades del proyecto.
Nos pondremos en contacto para reagendar.
Marcar como completado
Registrar resultado
Despues de la entrevista:
| Campo | Opciones |
|---|---|
| Estado | Completado, No se presento el candidato, Cancelado, Reagendado |
| Calificacion | 1-5 estrellas |
| Notas | Comentarios sobre el candidato |
Crear desde proceso
Evento automatico
Cuando un candidato entra a una etapa con evento configurado:
- Candidato movido a "Entrevista Tecnica"
- Evento creado automaticamente
- Participantes agregados
- Notificaciones enviadas
Evento manual desde tarea
En la tarjeta del candidato, usa los botones Crear Evento o Ver Historial.
Mejores practicas
Titulos descriptivos
Bueno:
"Entrevista Tecnica - Juan Perez - Frontend"
Evitar:
"Entrevista"
Descripcion completa
Incluir en descripcion:
- Objetivo de la reunion
- Temas a evaluar
- Materiales necesarios
- Link al perfil del candidato
Tiempo adecuado
| Tipo de entrevista | Duracion tipica |
|---|---|
| Entrevista telefonica | 15-30 min |
| Entrevista RH | 30-45 min |
| Entrevista tecnica | 60-90 min |
| Presentacion/caso | 90-120 min |
| Entrevista ejecutiva | 45-60 min |
Problemas comunes
"No puedo crear sala de Zoom"
Causas:
- Zoom no conectado
- Limite de reuniones alcanzado
- Cuenta Zoom inactiva
Solucion: Verificar integracion en Configuracion > Integraciones.
"Participante no recibe invitacion"
Causas:
- Email incorrecto
- Correo en spam
- Notificaciones deshabilitadas
Solucion: Verificar email y reenviar invitacion.
Proximos pasos
- Tipos de Eventos - Crear plantillas reutilizables
- Videoconferencia - Configurar Zoom, Meet, Teams