Ejecucion de Automatizaciones

Entiende como se ejecutan las automatizaciones configuradas cuando un candidato se mueve entre etapas del proceso.

Flujo General

1. Usuario mueve candidato a nueva etapa
2. ProcessTaskService.moveTask()
3. Validaciones previas
4. Ejecutar automatizaciones de entrada
5. Mover la tarea
6. Acciones post-movimiento
7. Candidato en nueva etapa con automatizaciones ejecutadas

Orden de Ejecucion

Secuencia de Automatizaciones

Al mover candidato a etapa con configuracion:

1. autoAssignTests() - Asignar tests configurados
2. autoCreateEvent() - Crear evento desde plantilla
3. autoSendEmail() - Enviar email al candidato
4. autoUpdateApplicationStatus() - Actualizar estado de aplicacion
5. autoSendSchedulingLink() - Enviar enlace de auto-agendamiento
6. Mover tarea (actualizar currentStepId)
7. Crear historial
8. Manejar recordatorios/SLA
9. Evaluar branching
10. Enviar notificaciones

Diagrama de Flujo

moveTask(taskId, targetStepId)

Validaciones:

• Tests completados?
• Aprobaciones obtenidas?
• Dependencias cumplidas?

(si pasa validaciones)

autoAssignTests():

• Cargar tests de configuration
• Verificar limite suscripcion
• Crear UserTest records
• Crear DependencyRelation

autoCreateEvent():

• Cargar EventTemplate
• Crear Event
• Agregar candidato como EventAttendee
• Vincular a tarea

autoSendEmail():

• Cargar EmailTemplate
• Compilar con Handlebars
• Reemplazar variables
• Enviar via EmailService

autoUpdateApplicationStatus():

• Buscar JobApplication
• Actualizar status
• Trigger hired workflow si status = "hired"

Actualizar Tarea:

• task.currentStepId = newStepId

Acciones Post-Movimiento:

• Crear ProcessTaskHistory
• Manejar SLA/Recordatorios
• Evaluar branching rules
• Detectar etapa final
• Enviar notificaciones

Detalle de Cada Automatizacion

1. autoAssignTests()

Entrada:

• task: ProcessTask
• step: ProcessStep (con configuration)
• assignedBy: User (quien mueve)

Proceso:

1. Leer step.configuration.testIds
2. Leer step.configuration.assignOnEntry
3. Si assignOnEntry = true:
   • a) Verificar limite de suscripcion
   • b) Para cada testId:
     • Verificar no duplicado
     • Crear UserTest (status: pending)
     • Crear DependencyRelation
   • c) Notificar al reclutador

Salida:

• UserTest records creados
• Notificacion enviada
• Log de asignacion

2. autoCreateEvent()

Entrada:

• task: ProcessTask
• step: ProcessStep
• process: Process
• taskUser: User (candidato)
• createdBy: User (quien mueve)

Proceso:

1. Leer step.configuration.eventTemplateId
2. Leer step.configuration.createEventOnEntry
3. Si createEventOnEntry = true:
   • a) Cargar EventTemplate
   • b) Crear Event:
     • titulo, descripcion de template
     • startTime: ahora + 1 hora
     • endTime: startTime + duracion
     • video si configurado
   • c) Crear EventAttendee (candidato)
   • d) Crear DependencyRelation (task-event)
   • e) Notificar al reclutador

Salida:

• Event creado
• Candidato como asistente
• Vinculo con tarea

3. autoSendEmail()

Entrada:

• task: ProcessTask
• step: ProcessStep
• process: Process
• taskUser: User (candidato)

Proceso:

1. Leer step.configuration.emailTemplateId
2. Leer step.configuration.sendEmailOnEntry
3. Si sendEmailOnEntry = true:
   • a) Cargar EmailTemplate
   • b) Preparar variables:
     • userName: taskUser.name
     • userEmail: taskUser.email
     • stepName: step.name
     • processName: process.name
     • taskId: task.id
   • c) Compilar con Handlebars
   • d) Enviar via EmailService
   • e) Incluir CC/BCC de template

Salida:

• Email enviado
• Log de envio

4. autoUpdateApplicationStatus()

Entrada:

• task: ProcessTask
• step: ProcessStep
• movedById: number

Proceso:

1. Leer step.configuration.applicationStatusOnEntry
2. Si tiene valor:
   • a) Buscar JobApplication vinculada
   • b) Actualizar status
   • c) Si status = "hired":
     • Ejecutar flujo de contratacion
     • Notificar al reclutador
     • Retornar metadata de hired

Salida:

• JobApplication actualizada
• Workflow triggered si hired

5. autoSendSchedulingLink()

Entrada:

• task: ProcessTask
• step: ProcessStep
• taskUser: User
• movedById: number

Proceso:

1. Leer step.configuration.sendSchedulingLinkOnEntry
2. Leer step.configuration.schedulingLinkVideoProvider
3. Si sendSchedulingLinkOnEntry = true:
   • a) Crear SchedulingLink
   • b) Enviar email con link
   • c) Candidato puede auto-agendar

Salida:

• SchedulingLink creado
• Email enviado

Validaciones Previas

Antes de Mover

El sistema valida:

1. requireTestCompletion

• Verifica tests asignados
• Error si tests pendientes

2. requireApproval

• Verifica aprobaciones
• Error si faltan aprobaciones

3. Dependencias personalizadas

• Otras reglas de negocio

Ejemplo de Bloqueo

Candidato en "Evaluacion"

• Tests asignados: 3
• Tests completados: 2
• requireTestCompletion: true

Intento de mover:

Error: "Debe completar todos los tests antes de avanzar"

Saltar Automatizaciones

Flag skipAutomations

En algunos casos se pueden saltar:

moveTask(taskId, stepId, { skipAutomations: true })

Uso:

• Movimientos masivos/batch
• Migracion de datos
• Correccion de errores
• Movimientos por bot (a veces)
• Testing

Cuando NO Saltar

Mantener automatizaciones para:

• Movimientos normales de usuario
• Procesos de produccion
• Cuando candidato debe ser notificado
• Cuando tests/eventos son requeridos

Manejo de Errores

Durante Automatizacion

Si falla una automatizacion:

• Error se registra en log
• Otras automatizaciones continuan
• Movimiento de tarea continua
• Notificacion de error (dependiendo)
• Tarea queda en nueva etapa

Ejemplo

1. autoAssignTests() → Exito
2. autoCreateEvent() → Falla (servicio caido)
   • Log: "Error creating event: service unavailable"
3. autoSendEmail() → Exito
4. Tarea movida → Exito

Resultado:

• Tarea en nueva etapa
• Tests asignados
• Email enviado
• Evento NO creado (debe hacerse manual)
• Log del error disponible

Notificaciones Generadas

Al Reclutador

Notificaciones internas:

• "Candidato X movido a etapa Y"
• "3 tests auto-asignados"
• "Evento creado: Entrevista"
• "Email enviado al candidato"
• Errores si los hay

Al Candidato

Comunicaciones externas:

• Email de cambio de etapa (si config)
• Email de tests asignados
• Invitacion a evento
• Link de auto-agendamiento
• Actualizacion de estado

Branching Post-Movimiento

Evaluacion de Reglas

Despues de mover, si hay branchingRules:

1. Evaluar cada regla en orden de prioridad
2. Primera regla que cumple condicion:
   • Ejecutar accion (mover a otra etapa)
3. Si ninguna cumple:
   • Quedarse en etapa actual

Ejemplo de Branching

Regla: "Si test score >= 80, mover a Entrevista"

Candidato completa test con score 85:

1. Tarea en etapa "Evaluacion"
2. Branching evalua regla
3. Score 85 >= 80 → Cumple
4. Mover a "Entrevista"
5. Automatizaciones de "Entrevista" ejecutadas

Logs y Auditoria

Historial de Tarea

ProcessTaskHistory:

• fromStepId: 5
• toStepId: 8
• movedAt: 2024-01-15 10:30:00
• movedById: 12
• notes: "Automatizaciones ejecutadas"
• metadata:
  • testsAssigned: [1, 2]
  • eventCreated: 45
  • emailSent: true

Consultar Historial

En perfil del candidato:

• Timeline de movimientos
• Automatizaciones ejecutadas
• Errores registrados
• Quien movio y cuando

Mejores Practicas

Configuracion

Recomendaciones:

• Probar en proceso de prueba
• Verificar servicios conectados
• Validar plantillas referenciadas
• Documentar flujo esperado
• Capacitar al equipo

Monitoreo

Verificar regularmente:

• Logs de errores
• Automatizaciones fallidas
• Candidatos sin tests/eventos
• Emails no enviados
• Tiempos de SLA

Debugging

Si algo no funciona:

• Revisar configuracion de etapa
• Verificar plantillas activas
• Revisar logs del sistema
• Probar manualmente cada paso
• Contactar soporte si persiste

Proximos Pasos

• Crear Plantillas - Configurar plantillas
• Aplicar Plantillas - Usar en procesos
• SLA y Aprobaciones - Controles de flujo