Automatizacion de Etapas

Configura acciones que se ejecutan automaticamente cuando un candidato entra o sale de una etapa.

Que son las automatizaciones

Las automatizaciones son acciones predefinidas que se disparan automaticamente:

1. Candidato entra a "Evaluacion Tecnica"
2. (automatico) Se asigna prueba de JavaScript
3. (automatico) Se envia email con instrucciones
4. (automatico) Se crea recordatorio en 3 dias

Tipos de automatizacion

Asignar prueba

Asigna automaticamente una evaluacion al candidato.

Configuracion:

• Selecciona la prueba a asignar
• Define fecha limite (opcional)
• Configura recordatorios

Ejemplo:

Al entrar a "Prueba Tecnica":

• Asignar: "Quiz de JavaScript"
• Limite: 5 dias
• Recordar: 1 dia antes

Enviar email

Envia automaticamente un email al candidato.

Configuracion:

• Selecciona plantilla de email
• Define asunto
• Personaliza variables

Ejemplo:

Al entrar a "Entrevista Agendada":

• Enviar: "Confirmacion de Entrevista"
• Variables: {{fecha}}, {{hora}}, {{enlace_zoom}}

Crear evento

Crea automaticamente un evento/entrevista.

Configuracion:

• Tipo de evento
• Duracion
• Participantes automaticos
• Enviar link de agenda

Ejemplo:

Al entrar a "Entrevista Final":

• Crear evento tipo: "Entrevista"
• Duracion: 60 minutos
• Invitar: Hiring Manager
• Enviar link de agenda al candidato

Enviar link de agenda

Permite al candidato agendar su propia cita.

Configuracion:

• Tipo de reunion
• Duracion
• Disponibilidad del reclutador
• Mensaje personalizado

Ejemplo:

Al entrar a "Agendar Entrevista":

• Enviar link de agenda
• Tipo: Entrevista tecnica
• Duracion: 45 minutos
• Disponible: Lun-Vie 9:00-17:00

Solicitar documento

Solicita automaticamente un documento al candidato.

Configuracion:

• Tipo de documento
• Obligatorio/opcional
• Fecha limite

Ejemplo:

Al entrar a "Documentacion":

• Solicitar: "Comprobante de estudios"
• Obligatorio: Si
• Limite: 7 dias

Notificar usuario

Envia notificacion interna a usuarios del equipo.

Configuracion:

• Usuarios a notificar
• Mensaje personalizado
• Urgencia

Ejemplo:

Al entrar a "Revision Final":

• Notificar: Gerente de Contratacion
• Mensaje: "Candidato listo para revision final"

Configurar automatizacion

Acceder a configuracion

1. Abre el proceso
2. Haz clic en la etapa que deseas automatizar
3. Ve a la pestana "Automatizaciones"
4. O desde configuracion: "Automatizaciones por etapa"

Agregar automatizacion

1. Haz clic en "Agregar automatizacion"
2. Selecciona el tipo de automatizacion
3. Configura los parametros
4. Guarda los cambios

Orden de ejecucion

Si hay multiples automatizaciones:

1. Se ejecutan en el orden configurado
2. Puedes reordenar arrastrando
3. Una falla no detiene las siguientes

Automatizaciones al entrar vs salir

Al entrar a etapa (mas comun)

Se ejecuta cuando el candidato llega a la etapa:

[Etapa Anterior] -> [Etapa Actual] -> Automatizaciones "al entrar"

Casos de uso:

• Asignar prueba al llegar a evaluacion
• Enviar bienvenida al proceso
• Crear entrevista al agendar

Al salir de etapa

Se ejecuta cuando el candidato sale de la etapa:

[Etapa Actual] -> Automatizaciones "al salir" -> [Siguiente Etapa]

Casos de uso:

• Enviar resultados al completar evaluacion
• Notificar rechazo al salir sin avanzar
• Cerrar tareas pendientes

Ejemplos por etapa

Etapa: Aplicacion Recibida (inicial)

Al entrar:

1. Enviar email: "Recibimos tu aplicacion"
2. Asignar prueba: "Filtro inicial" (si aplica)

Etapa: Evaluacion Tecnica

Al entrar:

1. Asignar prueba: "Quiz Tecnico del Puesto"
2. Enviar email: "Instrucciones de evaluacion"
3. Crear recordatorio: 3 dias

Al salir:

1. Enviar email: "Resultados de evaluacion"

Etapa: Entrevista

Al entrar:

1. Crear evento: Entrevista (60 min)
2. Enviar link de agenda
3. Notificar: Entrevistador asignado

Etapa: Oferta

Al entrar:

1. Notificar: Gerente de Contratacion
2. Solicitar documento: "Carta de oferta firmada"
3. Crear recordatorio: 5 dias

Etapa: Contratado (final)

Al entrar:

1. Enviar email: "Bienvenido al equipo"
2. Notificar: Equipo de Onboarding
3. Crear tarea: Proceso de onboarding

Condiciones en automatizaciones

Automatizacion condicional

Algunas automatizaciones pueden tener condiciones:

Al entrar a "Evaluacion":

• SI vacante.tipo == "Tecnico": Asignar prueba: "Quiz Tecnico"
• SI NO: Asignar prueba: "Quiz General"

Condiciones disponibles

Variables en automatizaciones

Variables de candidato

Variables de proceso

Variables de vacante

Variables de empresa

Monitorear automatizaciones

Ver historial

1. Abre el perfil del candidato
2. Ve a "Historial" o "Actividad"
3. Muestra todas las automatizaciones ejecutadas:
   • Fecha/hora
   • Tipo de automatizacion
   • Resultado (exito/error)

Ver errores

Si una automatizacion falla:

1. Aparece indicador en el candidato
2. Puedes ver detalle del error
3. Opcion de reintentar manualmente

Ejemplo de historial

10:45 - Candidato movido a "Evaluacion" 10:45 - [Auto] Prueba asignada: Quiz JS (exito) 10:45 - [Auto] Email enviado: Instrucciones (exito) 10:45 - [Auto] Recordatorio creado: 3 dias (exito)

Desactivar automatizaciones

Temporalmente

1. En la automatizacion, usa el toggle para desactivar
2. Queda configurada pero no se ejecuta
3. Puedes reactivar cuando quieras

Permanentemente

1. Haz clic en el icono de eliminar
2. Confirma la eliminacion
3. La automatizacion se borra

Mover sin automatizar

En casos especiales, al mover candidato:

1. Activa opcion "Omitir automatizaciones"
2. El candidato se mueve sin ejecutar acciones automaticas
3. Util para correcciones o casos especiales

Mejores practicas

Evitar saturacion

1. Maximo 3-4 automatizaciones por etapa
2. Espaciar emails: No envies 3 emails seguidos
3. Priorizar: Lo mas importante primero

Probar antes de activar

1. Usa un candidato de prueba
2. Verifica que emails se envien correctamente
3. Revisa que pruebas se asignen bien
4. Confirma que eventos se creen

Mantener actualizadas

1. Revisa automatizaciones periodicamente
2. Actualiza plantillas de email
3. Verifica que pruebas sigan vigentes
4. Ajusta segun feedback

Problemas comunes

"Automatizacion no se ejecuto"

Causas posibles:

• Automatizacion desactivada
• Error en configuracion
• Condicion no cumplida

Solucion: Revisa historial, verifica configuracion, ejecuta manualmente.

"Email no llego al candidato"

Causas posibles:

• Email en spam
• Plantilla con error
• Servidor de correo

Solucion: Verifica carpeta spam, revisa plantilla, contacta soporte.

"Prueba duplicada"

Causa: Candidato movido y regresado, ejecutando automatizacion dos veces.

Solucion: Configura condicion "solo si no tiene prueba activa".

"Demasiadas notificaciones"

Causa: Muchas automatizaciones de notificacion.

Solucion: Consolida notificaciones, usa resumen diario.