Crear Solicitudes de Firma
Aprende a crear solicitudes de firma digital para que candidatos firmen contratos y documentos.
Requisitos Previos
Para crear una solicitud:
Documento:
- PDF en el repositorio de documentos
- Subido previamente a la plataforma
- Formato PDF unicamente
Candidato:
- Estado "Contratado" (hired)
- Email verificado
- Asociado a una aplicacion
Certificado:
- e.firma de empresa activa
- Subida en Mis Certificados
Acceder al Modulo
Menu principal -> Solicitudes de Firma
Vista de Solicitudes
| DOCUMENTO | POSTULANTE | ESTADO | FECHA | ... |
|---|---|---|---|---|
| Contrato Trabajo | Juan Perez | Pend. Empresa | 18/01 | [...] |
| NDA | Maria Garcia | Pend. Postul. | 17/01 | [...] |
| Contrato | Carlos Lopez | Completado | 15/01 | [...] |
Filtros: [Estado] [Proyecto] [Buscar...]
Crear Nueva Solicitud
Paso 1: Seleccionar Documento
Click en [+ Nueva Solicitud]
PASO 1: Seleccionar Documento
Documento del repositorio:
- Contrato_Trabajo_2024.pdf
- NDA_Confidencialidad.pdf
- Acuerdo_Propiedad_Int.pdf
- Politicas_Empresa.pdf
Documento seleccionado: [Contrato_Trabajo_2024.pdf]
Paso 2: Seleccionar Candidato
PASO 2: Seleccionar Candidato
Candidato (contratado): [Juan Perez - Developer Senior]
Muestra solo candidatos con estado "Contratado" (hired)
Paso 3: Detalles de la Solicitud
PASO 3: Detalles
- Titulo:* [Contrato Individual de Trabajo]
- Descripcion: [Contrato de trabajo para la posicion de Developer Senior.]
- Fecha de expiracion: [25/01/2024] (Por defecto: 7 dias)
Paso 4: Revisar y Crear
PASO 4: Revisar
- Documento: Contrato_Trabajo_2024.pdf
- Candidato: Juan Perez
- Email: juan.perez@email.com
- Titulo: Contrato Individual de Trabajo
- Expira: 25/01/2024
Al crear la solicitud:
- Se creara en estado "Pend. Empresa"
- Deberas firmar primero tu
- Luego el candidato recibira aviso
Despues de Crear
Estado Inicial
Solicitud creada:
- Estado: pending_company
- Esperando firma de empresa
- Candidato AUN no recibe notificacion
- Tienes X dias para firmar
Siguiente paso: Firmar el documento con tu e.firma
Notificacion al Crear
Al crear:
- Notificacion interna para ti
- Recordatorio de firmar
- Link a la solicitud
El candidato NO recibe nada hasta que firmes.
Crear desde Aplicacion
Acceso Directo
Desde la aplicacion del candidato:
Vacantes -> [Vacante] -> Candidatos -> [Candidato]
Estado: Contratado -> [Solicitar Firma de Documento]
Ventajas
Crear desde aplicacion:
- Candidato pre-seleccionado
- Proyecto ya definido
- Contexto claro
- Menos pasos
Crear desde Onboarding
Automatico
Si el onboarding tiene item de firma:
- Al inicializar onboarding
- Sistema crea SignatureRequest automaticamente
- Vinculado al checklist item
- Estado se sincroniza
Ver: Plantillas de Onboarding -> Items de Firma
Manual
Agregar firma a onboarding existente:
- Abrir onboarding del candidato
- Click [+ Agregar Item]
- Tipo: Solicitud de Firma
- Seleccionar documento
- Sistema crea la solicitud
Documentos Permitidos
Solo PDF
Formatos aceptados:
- PDF unicamente
- Desde repositorio de documentos
- No se permiten otros formatos
Por que solo PDF?
- Formato estandar legal
- Mantiene integridad
- Facil de verificar
- Compatible con firma digital
- No editable facilmente
Preparar Documentos
Antes de crear solicitud:
-
Subir PDF al repositorio
- Menu -> Repositorio -> Subir Documento
-
Verificar que es correcto
- Contenido completo
- Sin errores
- Version final
-
Crear la solicitud
- Seleccionar del repositorio
Expiracion
Tiempo Limite
Por defecto: 7 dias
Puedes configurar:
- Minimo: 1 dia
- Maximo: 30 dias
- Recomendado: 7 dias
Si expira sin completar:
- Estado: expired
- No se puede firmar
- Debe crearse nueva solicitud
Consideraciones
Tiempo suficiente para:
- Tu firma (empresa)
- Notificacion al candidato
- Tiempo del candidato para firmar
- Posibles problemas tecnicos
- Zona horaria del candidato
Cancelar Solicitud
Antes de Firmar
Si necesitas cancelar:
- Abrir detalle de solicitud
- Click en [...] -> Cancelar
- Proporcionar razon
- Confirmar
Resultado:
- Estado: cancelled
- Razon registrada
- Candidato notificado (si ya sabia)
- No se puede revertir
Razones Comunes
Razones validas para cancelar:
- Documento incorrecto
- Candidato equivocado
- Cambio en terminos
- Error en el contrato
- Candidato declino oferta
Flujo Completo
- Crear solicitud -> Estado: pending_company
- Firmar como empresa -> Estado: pending_postulant
- Candidato recibe notificacion -> Email + plataforma
- Candidato firma -> Estado: pending_constancia
- Constancia NOM-151 -> Estado: completed
Errores Comunes
"Candidato no disponible"
Error: No hay candidatos para seleccionar
Causa:
- Ningun candidato "Contratado"
- En el proyecto seleccionado
Solucion:
- Cambiar estado a "Contratado"
- Verificar proyecto correcto
"No hay documentos"
Error: No hay documentos disponibles
Causa:
- Repositorio vacio
- Sin PDFs subidos
Solucion:
- Subir documento al repositorio primero
- Verificar formato PDF
"Sin certificado"
Error al firmar: "No tienes certificado activo"
Causa:
- No has subido e.firma
- Certificado inactivo/vencido
Solucion:
- Subir certificado en Mis Certificados
- Activar o renovar si necesario
Mejores Practicas
Documentos
Recomendaciones:
- Revisar documento antes de enviar
- Usar version final del contrato
- Nombrar archivo claramente
- Un documento por solicitud
- Verificar datos del candidato en contrato
Timing
Cuando crear solicitud:
- Despues de aceptacion verbal
- Con todos los datos confirmados
- Tiempo suficiente antes de inicio
- Cuando candidato puede firmar
- Evitar fines de semana/festivos
Comunicacion
Complementar el sistema:
- Informar al candidato que recibira solicitud
- Explicar que necesita su e.firma
- Dar contexto del documento
- Ofrecer ayuda si tiene dudas
- Confirmar que tiene e.firma vigente
Proximos Pasos
- Flujo de Firmas - Entender el proceso completo
- Firmar Documentos - Como firmar
- Vista del Postulante - Experiencia del candidato