Agente de Seguimiento Automatico
Configura un agente de IA que contacta y da seguimiento a candidatos de forma autonoma.
Objetivo
Al terminar esta guia tendras:
- Agente que contacta candidatos automaticamente
- Seguimiento sin intervencion manual
- Respuestas personalizadas por IA
- Escalamiento inteligente cuando necesario
- Historial completo de interacciones
Modulos Involucrados
- Automatizacion - agentes autonomos
- Comunicacion - email, WhatsApp
- Procesos - estado del candidato
- Pool de Talento - informacion
Que es un Agente Autonomo
| Caracteristica | Chatbot | Agente |
|---|---|---|
| Inicio | Candidato inicia | Agente inicia proactivamente |
| Flujo | Sigue flujos predefinidos | Toma decisiones basadas en contexto |
| Comportamiento | Espera interaccion | Ejecuta acciones multiples |
| Naturaleza | Reactivo | Proactivo y autonomo |
Casos de Uso del Agente
Seguimiento post-aplicacion:
- Confirmar recepcion de CV
- Solicitar informacion faltante
- Mantener al candidato informado
Reactivacion:
- Contactar candidatos inactivos
- Invitar a nuevas vacantes
- Actualizar datos de contacto
Coordinacion:
- Confirmar asistencia a entrevistas
- Enviar recordatorios
- Reagendar si es necesario
Cierre:
- Informar resultados
- Dar feedback
- Mantener relacion para futuro
Paso 1: Crear Agente
Ve a Menu: Automatizacion → Agentes → [+ Nuevo Agente]
Configuracion:
- Nombre: Agente de Seguimiento de Candidatos
- Objetivo: Dar seguimiento a candidatos en proceso, mantenerlos informados y recopilar informacion necesaria.
- Tono: Formal / Amigable / Casual
- Canales: Email, WhatsApp (si disponible), SMS
Paso 2: Definir Triggers
¿Cuando debe actuar el agente?
Trigger 1: Nueva aplicacion
| Campo | Valor |
|---|---|
| Evento | Candidato aplica a vacante |
| Esperar | 1 hora |
| Acciones | Enviar email de confirmacion, Verificar si perfil esta completo, Si falta info solicitar amablemente |
Trigger 2: Sin actividad
| Campo | Valor |
|---|---|
| Evento | Candidato lleva 3 dias sin movimiento en etapa |
| Acciones | Enviar actualizacion de estado, Preguntar si tiene dudas, Ofrecer informacion adicional |
Trigger 3: Pre-entrevista
| Campo | Valor |
|---|---|
| Evento | 24 horas antes de entrevista programada |
| Acciones | Confirmar asistencia, Enviar tips de preparacion, Ofrecer reagendar si necesario, Si no confirma alertar al equipo |
Trigger 4: Post-entrevista
| Campo | Valor |
|---|---|
| Evento | Entrevista completada |
| Esperar | 2 horas |
| Acciones | Agradecer su tiempo, Informar proximos pasos, Dar timeline de respuesta |
Paso 3: Dar Contexto al Agente
El agente necesita informacion para personalizar:
- Informacion de la empresa: "Somos una empresa de tecnologia enfocada en..."
- Proceso de seleccion tipico: "Nuestro proceso tiene 4 etapas y toma 2-3 semanas..."
- Politicas de comunicacion: "Respondemos en maximo 5 dias habiles..."
- Firma de emails: "Equipo de Talento - Tu Empresa"
Paso 4: Definir Limites
El agente debe saber cuando NO actuar:
NO puede:
- Dar informacion de salarios especificos
- Prometer fechas de contratacion
- Tomar decisiones de contratacion
- Compartir informacion de otros candidatos
Debe escalar a humano cuando:
- Candidato pide hablar con persona
- Pregunta sobre negociacion
- Muestra frustracion o enojo
- Tema fuera de su conocimiento
Limites operativos:
- Maximo 3 intentos de contacto antes de pausar
- Horario de contacto: 09:00 - 19:00 Lunes a Viernes
Paso 5: Mensajes Personalizados
El agente genera mensajes basados en plantillas:
Confirmacion de aplicacion:
"Hola {nombre}, Recibimos tu aplicacion para {vacante}. Gracias por tu interes en unirte a nuestro equipo. Revisaremos tu perfil en los proximos dias y te contactaremos si hay una coincidencia. Si tienes preguntas, no dudes en responder este mensaje. Saludos, {firma}"
Seguimiento sin respuesta:
"Hola {nombre}, Te escribo para darte una actualizacion sobre tu aplicacion a {vacante}. Tu perfil sigue en revision. Queremos asegurarnos de que sigues interesado/a en la posicion. ¿Tienes alguna pregunta o novedad que compartir? Saludos, {firma}"
Ejemplo de Flujo Autonomo
- DIA 1 (HORA 0): Candidato aplica a vacante
- DIA 1 (HORA 1): Agente envia confirmacion - "Recibimos tu aplicacion..."
- DIA 3: Sin movimiento en proceso → Agente envia update - "Tu perfil sigue en revision..."
- DIA 5: Candidato movido a Entrevista → Agente nota el cambio - "Buenas noticias! Avanzaste a entrevista..."
- DIA 6 (24h antes): Agente confirma asistencia - "Tu entrevista es mañana a las X. ¿Confirmas?"
- Candidato confirma
- DIA 7 (1h antes): Agente envia recordatorio con link
- POST-ENTREVISTA: Agente agradece y da timeline
Monitorear Agente
Ve a Dashboard → Automatizacion → Agentes → [Tu Agente]
Estadisticas:
- Mensajes enviados: 234
- Tasa de apertura: 78%
- Respuestas recibidas: 45%
- Escalamientos: 12
- Satisfaccion: 4.3/5
Actividad reciente:
- 10:30 - Envio confirmacion a Maria G.
- 10:15 - Envio recordatorio a Pedro L.
- 09:45 - Escalo caso de Carlos R. (frustrado)
- 09:30 - Envio update a Ana M.
Casos escalados:
- Carlos R. - Pide negociar salario [Pendiente]
- Laura S. - Pregunta sobre visa [Resuelto]
Tips
Efectividad:
- Mensajes cortos y directos
- Personaliza con nombre y vacante
- Timing adecuado (no muy frecuente)
- Incluye CTA claro
- Permite responder facilmente
Limites:
- Define claramente que NO puede hacer
- Escala rapidamente cuando necesario
- No mas de 3 contactos sin respuesta
- Respeta horarios
- Detecta señales de frustracion
Mejora continua:
- Revisa escalamientos semanalmente
- Ajusta mensajes segun feedback
- Analiza metricas de engagement
- Prueba diferentes timings
- Actualiza contexto regularmente
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