Introduccion al Onboarding
El modulo de Onboarding te permite gestionar el proceso de incorporacion de candidatos que han sido contratados, asegurando que completen todos los requisitos antes de su fecha de inicio.
Que es el Onboarding
El onboarding es el proceso estructurado que sigue un candidato desde que es marcado como "Contratado" hasta que esta listo para comenzar a trabajar. Incluye:
- Recopilacion de documentos: RFC, comprobante de domicilio, identificacion, etc.
- Firmas electronicas: Contratos, acuerdos de confidencialidad, politicas
- Tareas manuales: Configuracion de accesos, entrega de equipo, capacitaciones
- Validaciones automaticas: Verificacion de requisitos completados
Flujo del proceso
- Candidato contratado
- Iniciar Onboarding
- Checklist:
- Documentos (Solicitud de documentos)
- Contrato (Firma electronica)
- Capacitacion (Tarea manual)
- Verificacion (Auto-completado)
- Candidato completa items
- Onboarding completo
- Listo para iniciar
- Onboarding completo
- Checklist:
- Iniciar Onboarding
Estados del onboarding
| Estado | Descripcion | Color |
|---|---|---|
| No iniciado | Candidato contratado sin onboarding | Gris |
| En progreso | Onboarding activo con items pendientes | Azul |
| Completado | Todos los items requeridos finalizados | Verde |
Roles y permisos
Reclutador (Usuario)
El reclutador tiene control total sobre el onboarding:
- Crear y gestionar plantillas de onboarding
- Iniciar onboarding para candidatos contratados
- Agregar/editar/eliminar elementos del checklist
- Monitorear progreso de todos los onboardings
- Enviar recordatorios a candidatos
- Cancelar onboardings si es necesario
Permisos requeridos:
onboarding.manage- Gestionar onboardingsonboarding-templates.manage- Gestionar plantillas
Postulante (Candidato)
El candidato puede:
- Ver su checklist de onboarding
- Completar tareas manuales
- Subir documentos solicitados
- Firmar documentos electronicos
- Consultar su progreso
Permisos requeridos:
onboarding.read- Ver onboarding propio
Entidades principales
JobApplication (Postulacion)
La postulacion se enriquece con campos de onboarding cuando el candidato es contratado:
| Campo | Descripcion |
|---|---|
startDate | Fecha de inicio laboral |
onboardingStatus | Estado: not_started, in_progress, completed |
onboardingProgress | Porcentaje de avance (0-100) |
onboardingCompletedAt | Fecha/hora de finalizacion |
onboardingTemplateId | Plantilla utilizada (opcional) |
OnboardingTemplate (Plantilla)
Configuracion reutilizable para onboardings:
| Campo | Descripcion |
|---|---|
name | Nombre de la plantilla |
description | Descripcion del proceso |
items | Lista de elementos del checklist |
isDefault | Plantilla por defecto |
jobPositionId | Vacante especifica (opcional) |
OnboardingChecklistItem (Elemento)
Cada item del checklist de un candidato:
| Campo | Descripcion |
|---|---|
type | Tipo: document_request, signature_request, manual, auto_complete |
title | Titulo del elemento |
description | Instrucciones |
isRequired | Obligatorio para completar onboarding |
status | Estado: pending, in_progress, completed, skipped |
completedAt | Fecha de completado |
Relacion con otros modulos
Postulaciones
El onboarding se activa solo para candidatos con status hired:
Postulacion con status = "hired" permite Iniciar Onboarding
Solicitudes de Documentos
Los elementos tipo document_request crean solicitudes vinculadas:
Elemento document_request crea DocumentRequest y el candidato sube archivos
Firmas Electronicas
Los elementos tipo signature_request generan solicitudes de firma:
Elemento signature_request crea SignatureRequest y el candidato firma PDF
Automatizacion
El onboarding emite eventos para triggers de automatizacion:
ONBOARDING_ITEM_COMPLETED- Cuando se completa un elementoONBOARDING_ALL_COMPLETED- Cuando todos los requeridos estan completos
Flujo de trabajo tipico
1. Preparacion (una vez)
- Crear plantillas de onboarding
- Definir documentos requeridos
- Preparar contratos para firma
- Configurar tareas manuales
2. Contratacion (por candidato)
- Marcar candidato como "Contratado"
- Definir fecha de inicio
- Seleccionar o crear plantilla
- Iniciar onboarding
- Sistema envia email al candidato
3. Ejecucion (candidato)
- Candidato recibe email con enlace
- Accede a Mi Onboarding
- Completa elementos uno por uno
- Sistema actualiza progreso
4. Seguimiento (reclutador)
- Monitorear dashboard de onboardings
- Revisar progreso de cada candidato
- Enviar recordatorios si es necesario
- Verificar documentos recibidos
5. Cierre
- Todos los items completos
- Onboarding marcado como completado
- Candidato listo para iniciar
- Se disparan automatizaciones finales
Mejores practicas
Crear plantillas efectivas
- Agrupa items por tipo: Primero documentos, luego firmas, al final manuales
- Ordena por prioridad: Items criticos primero
- Descripcion clara: Instrucciones especificas para cada item
- Items opcionales: Usa
isRequired: falsepara extras
Tiempos de anticipacion
| Tipo de item | Tiempo recomendado |
|---|---|
| Documentos simples | 3-5 dias antes |
| Firmas de contrato | 5-7 dias antes |
| Verificaciones | 7-10 dias antes |
| Capacitaciones | 1-2 dias antes |
Comunicacion
- Email inicial: Automatico al iniciar onboarding
- Recordatorios: A 7, 3 y 1 dia de fecha de inicio
- Notificacion HR: Cuando onboarding se completa
Acceso al modulo
Reclutadores
Menu lateral > Onboarding > Dashboard de onboardings
Menu lateral > Onboarding > Plantillas
Postulantes
Menu lateral > Mi Onboarding (Solo visible si tiene onboarding activo)
Proximos pasos
- Tipos de Elementos - Entender cada tipo de item
- Plantillas de Onboarding - Crear tu primera plantilla
- Iniciar Onboarding - Activar para un candidato