Introduccion al Onboarding
El modulo de Onboarding automatiza el proceso de integracion de nuevos empleados despues de ser contratados.
Que es el Onboarding
Onboarding = Proceso de integracion de nuevos empleados
Incluye:
- Recoleccion de documentos oficiales
- Firma de contratos y acuerdos
- Tareas administrativas
- Orientacion y capacitacion
- Configuracion de accesos y equipos
Beneficios del Sistema
Para Reclutadores
Automatizacion:
- Plantillas reutilizables
- Documentos y firmas automaticas
- Notificaciones sin esfuerzo
- Seguimiento centralizado
Eficiencia:
- Proceso estandarizado
- Menos errores manuales
- Ahorro de tiempo
- Mejor experiencia del empleado
Para Candidatos
Claridad:
- Checklist visual de pendientes
- Progreso en tiempo real
- Instrucciones claras
- Un solo lugar para todo
Comodidad:
- Subir documentos en linea
- Firmar digitalmente
- Desde cualquier dispositivo
- Sin visitas a la oficina
Conceptos Clave
Plantilla de Onboarding
OnboardingTemplate:
- Nombre y descripcion
- Lista de items (checklist)
- Puede ser "por defecto"
- Puede asociarse a vacante
- Activa/Inactiva
Item de Checklist
OnboardingChecklistItem:
- Titulo y descripcion
- Tipo (4 opciones)
- Obligatorio u opcional
- Orden de ejecucion
- Estado (pendiente/completado)
Estados del Onboarding
not_started (No iniciado)
- Onboarding creado
- Ningun item completado
- Progreso: 0%
in_progress (En progreso)
- Al menos un item completado
- Faltan items por completar
- Progreso: 1-99%
completed (Completado)
- Todos los items obligatorios listos
- Fecha de completitud registrada
- Progreso: 100%
Los 4 Tipos de Items
| Tipo | Descripcion |
|---|---|
| document_request | Solicitar documentos al candidato (INE, CURP, etc.) |
| signature_request | Solicitar firma electronica (contratos, acuerdos) |
| manual | Tarea que el candidato marca como completada manualmente |
| auto_complete | Se completa automaticamente cuando se cumple una condicion |
Flujo Tipico
Perspectiva del Reclutador
-
Preparacion (una vez)
- Crear plantilla de onboarding
- Definir items del checklist
- Configurar emails de bienvenida
-
Por cada contratacion
- Marcar candidato como "Contratado"
- Inicializar onboarding
- Seleccionar plantilla
- Definir fecha de inicio
- Enviar email de bienvenida
- Monitorear progreso
-
Seguimiento
- Ver dashboard de onboardings
- Revisar documentos subidos
- Aprobar/rechazar items
- Contactar candidato si necesario
Perspectiva del Candidato
-
Recibe email de bienvenida
- Felicitaciones por contratacion
- Fecha de inicio
- Link a "Mi Onboarding"
-
Accede a Mi Onboarding
- Ve checklist de tareas
- Progreso actual (0%)
- Dias restantes para iniciar
-
Completa tareas
- Sube documentos solicitados
- Firma contratos digitalmente
- Marca tareas manuales como listas
- Ve progreso aumentar
-
Finaliza
- Todos los items completados
- Progreso: 100%
- Listo para primer dia
Integracion con Otros Modulos
Onboarding se conecta con:
Solicitudes de Documentos:
- Crea DocumentRequest automaticamente
- Sincroniza estado de documentos
- Auto-completa item cuando docs listos
Solicitudes de Firma:
- Crea SignatureRequest automaticamente
- Sincroniza estado de firma
- Auto-completa item cuando firmado
Plantillas de Email:
- Email de bienvenida al candidato
- Notificacion a RH
- Variables personalizadas
Automatizacion:
- Evento: Item completado
- Evento: Onboarding completo
- Triggers para workflows
Ejemplo Practico
Plantilla: "Onboarding Estandar"
Items:
-
[document_request] Documentos de Identidad
- INE/IFE
- CURP
- RFC
-
[document_request] Documentos Bancarios
- Estado de cuenta
- CLABE interbancaria
-
[signature_request] Contrato de Trabajo
- Documento: contrato_trabajo.pdf
-
[signature_request] Acuerdo de Confidencialidad
- Documento: nda.pdf
-
[manual] Leer Manual del Empleado
- Instrucciones: "Descargar y leer el manual"
-
[manual] Configurar Email Corporativo
- Instrucciones: "Seguir guia enviada por TI"
Requisitos del Sistema
Para usar Onboarding:
Plan de Suscripcion:
- Debe incluir funcionalidad "automation"
Permisos ACL:
- onboarding-templates.read/manage (plantillas)
- onboarding.read/manage (gestion)
Estado del Candidato:
- Debe estar marcado como "Contratado" (hired)
Proximos Pasos
- Crear Plantillas - Disenar tu primera plantilla
- Tipos de Items - Conocer los 4 tipos disponibles
- Inicializar Onboarding - Activar para candidatos