Plantillas de Onboarding

Las plantillas te permiten predefinir checklists de onboarding que puedes reutilizar para multiples contrataciones, ahorrando tiempo y asegurando consistencia.

Acceder al modulo

Menu lateral > Onboarding > Plantillas

URL: /app/onboarding-templates

Estructura de la pagina

Boton superior derecho: [+ Nueva Plantilla]

Crear una plantilla

1. Iniciar creacion

Haz clic en "+ Nueva Plantilla" para abrir el modal de creacion.

2. Informacion basica

Campos del formulario:

• Nombre: Campo de texto requerido
• Descripcion: Campo de texto opcional
• Vacante: Selector con opcion "Ninguna (aplica a todas)"
• Checkbox: Establecer como plantilla por defecto

3. Agregar elementos

Boton "Agregar Elemento"

Haz clic para abrir el selector de tipo:

Opciones disponibles:

• Tipo: Selector (Solicitud de Documentos, Solicitud de Firma, Tarea Manual)
• Usar plantilla de documentos: Radio button + selector de plantilla
• Items personalizados: Radio button alternativo

Configurar cada elemento

4. Ordenar elementos

Arrastra los elementos para cambiar el orden:

Boton inferior: [+ Agregar Elemento]

5. Guardar

Haz clic en "Guardar Plantilla" para crear.

Plantilla por defecto

Que es

Una plantilla marcada como "default" se selecciona automaticamente al iniciar onboarding cuando:

1. No hay plantilla especifica para la vacante
2. El reclutador no selecciona manualmente otra

Configurar default

Marca la opcion: Establecer como plantilla por defecto

Regla: Solo puede haber UNA plantilla default. Al marcar una nueva, la anterior se desmarca.

Prioridad de seleccion

1. Plantilla especifica de la vacante (si existe)
2. Plantilla por defecto (si existe)
3. Sin plantilla (items inline requeridos)

Plantilla vinculada a vacante

Proposito

Puedes vincular una plantilla a una vacante especifica. Cuando contrates para esa vacante, la plantilla se selecciona automaticamente.

Configurar

Vacante: Selector con lista de vacantes disponibles

Casos de uso

Editar plantilla

Desde la tabla

1. Localiza la plantilla en la tabla
2. Haz clic en el icono de editar (lapiz)
3. Modifica campos y elementos
4. Guarda cambios

Cambios permitidos

• Nombre y descripcion
• Vacante vinculada
• Estado default
• Agregar/editar/eliminar elementos
• Reordenar elementos

Impacto en onboardings existentes

Importante: Editar una plantilla NO afecta onboardings ya iniciados. Solo aplica a nuevos onboardings.

Duplicar plantilla

Cuando usar

• Crear variante de plantilla existente
• Copiar para otra vacante
• Mantener version anterior como respaldo

Como duplicar

1. En la tabla, haz clic en menu de acciones (...)
2. Selecciona "Duplicar"
3. Ingresa nuevo nombre
4. La copia se crea inmediatamente

Modal de duplicacion:

• Nuevo nombre: Campo de texto
• Botones: [Cancelar] [Duplicar]

Caracteristicas de la copia

• Copia todos los elementos
• NO copia el estado "default"
• Se puede editar independientemente

Eliminar plantilla

Precaucion

Eliminar una plantilla es irreversible. Considera duplicar antes de eliminar.

Impacto

• NO afecta onboardings ya iniciados con esa plantilla
• La plantilla ya no estara disponible para nuevos onboardings

Como eliminar

1. Menu de acciones (...) > "Eliminar"
2. Confirma en el popup

Advertencia: Eliminar plantilla

¿Estas seguro de eliminar "Onboarding General"? Esta accion no se puede deshacer.

Elementos de la plantilla

Solicitud de Documentos

Solicitud de Firma

Tarea Manual

Estructura JSON de items

Cada elemento se almacena en el campo items como JSON:

[
  {
    type: "document_request",
    title: "Documentos de Ingreso",
    description: "Subir documentos de identidad",
    documentRequestTemplateId: 5,
    isRequired: true,
    sortOrder: 1
  },
  {
    type: "signature_request",
    title: "Contrato de Trabajo",
    description: "Revisar y firmar",
    documentTemplateKey: "templates/contrato.pdf",
    documentTemplateUrl: "https://s3.../contrato.pdf",
    isRequired: true,
    sortOrder: 2
  },
  {
    type: "manual",
    title: "Capacitacion",
    description: "Completar curso online",
    configuration: {
      instructions: "Acceder a https://cursos..."
    },
    isRequired: true,
    sortOrder: 3
  }
]

Feature gate

Requisito de suscripcion

Crear y gestionar plantillas requiere acceso a la feature "automation".

Si no tienes acceso:

Advertencia: Funcionalidad no disponible

La gestion de plantillas de onboarding requiere actualizar tu plan.

[Ver Planes]

Verificacion

El sistema valida acceso al:

• Crear plantilla
• Duplicar plantilla

La edicion y eliminacion no requieren verificacion adicional.

Plantillas de documentos vs Plantillas de onboarding

Relacion

• Plantilla Onboarding
  • Elemento: Document Request
    • usa: Plantilla de Documentos
  • Elemento: Signature Request
    • PDF a firmar
  • Elemento: Manual
    • Instrucciones

Mejores practicas

Nombrado claro

Correcto:

• "Onboarding - Desarrolladores Full-Stack"
• "Ingreso General - MX"
• "Contratacion Temporal - Proyectos"

Incorrecto:

• "Plantilla 1"
• "Nueva"
• "Test"

Descripciones utiles

La descripcion ayuda a identificar cuando usar cada plantilla:

Bueno: "Proceso de incorporacion para posiciones de desarrollo de software. Incluye NDA tecnico y accesos a repositorios."

Malo: "Plantilla general"

Una plantilla por tipo de posicion

Usar vacante especifica

Si una vacante tiene requisitos especiales, vincula la plantilla:

Vacante: "Gerente de Seguridad TI"

Plantilla: "Onboarding Seguridad" (con background check)

Problemas comunes

"No puedo crear plantillas"

Causa: Plan sin acceso a feature "automation".

Solucion: Actualiza tu plan o contacta a ventas.

"No encuentro mi plantilla al iniciar onboarding"

Causas:

1. Plantilla esta inactiva
2. Esta vinculada a otra vacante

Solucion: Verifica estado y vinculos de la plantilla.

"Los cambios no se reflejan"

Causa: Editaste plantilla pero el onboarding ya estaba iniciado.

Solucion: Los cambios solo aplican a nuevos onboardings. Para onboardings activos, edita el checklist directamente.

Proximos pasos

• Iniciar Onboarding - Usar plantilla para nuevo contratado
• Tipos de Elementos - Detalles de cada tipo de item