Enlaces de Agenda con Plantillas

Los enlaces de agenda permiten que los candidatos seleccionen su propio horario. Las plantillas definen la configuracion del evento resultante.

Concepto

1. Plantilla de Evento define configuracion base:
   • Duracion
   • Tipo de video
   • Recordatorios
   • Acciones de resultado
2. Enlace de Agenda se crea con esa plantilla
3. Candidato selecciona horario
4. Evento creado con configuracion de plantilla

Crear Enlace desde Plantilla

Paso 1: Acceder a Enlaces

Menu → Eventos → Enlaces de Agenda

Paso 2: Nuevo Enlace

Crear Enlace de Agenda

• Nombre del enlace:* Entrevista Tecnica - Enero 2024
• Plantilla de evento: [Entrevista Tecnica 60min v]

Paso 3: Configuracion Heredada

Al seleccionar plantilla:

Configuracion heredada de plantilla:

• Duracion: 60 minutos
• Video: Google Meet
• Recordatorio: 30 minutos antes

Acciones al completar:

• Mover a etapa "Entrevista Final"

Feedback requerido:

• Rating obligatorio

Paso 4: Personalizar (Opcional)

Personalizacion del enlace

• Permitir al candidato elegir duracion
  • Opciones: [30, 45, 60] minutos
• Permitir elegir tipo de reunion
  • Opciones: [Meet, Teams, Zoom]
• Disponibilidad: [Lun-Vie, 9:00-18:00]
• Dias de anticipacion minima: [2]

Flujo del Candidato

Paso 1: Recibe el Enlace

Email al candidato:

"Agenda tu entrevista tecnica" Link: https://app.talivo.mx/schedule/abc123

• Instrucciones

Paso 2: Selecciona Horario

Agenda tu Entrevista Tecnica

• Duracion: 60 minutos
• Ubicacion: Google Meet

Selecciona una fecha:

Horarios disponibles (18 Enero): [09:00] [10:00] [11:00] [14:00] [15:00]

Paso 3: Confirma

Confirmar tu cita

Entrevista Tecnica

• 📅 Jueves 18 Enero, 2024
• 🕐 10:00 - 11:00 (60 min)
• 📍 Google Meet (enlace por email)

Tu informacion:

• Nombre: [Juan Perez]
• Email: [juan@email.com]
• Telefono: [+52 555 123 4567]

[Confirmar Cita]

Paso 4: Confirmacion

Cita Confirmada!

Te hemos enviado un email con los detalles de tu entrevista.

Entrevista Tecnica Jueves 18 Enero, 10:00 - 11:00

Recibiras:

• Email de confirmacion
• Invitacion de calendario
• Recordatorio 30 min antes

Evento Resultante

Creado Automaticamente

Cuando candidato confirma:

Evento creado:

• Titulo: "Entrevista Tecnica - Juan Perez"
• Fecha: 18 Enero 2024
• Hora: 10:00 - 11:00
• Video: Google Meet (link generado)
• Asistentes:
  • Juan Perez (candidato)
  • Maria Garcia (reclutador)
• Recordatorio: 30 min antes
• Plantilla: Entrevista Tecnica 60min

Configuracion de plantilla aplicada:

• Acciones de resultado
• Requisitos de feedback
• Notas internas

Disponibilidad

Configurar Horarios

Disponibilidad

Dias disponibles:

• Lunes [x] Jueves
• Martes [x] Viernes
• Miercoles [ ] Sabado
• Domingo

Horario:

• Desde: [09:00] Hasta: [18:00]

Excluir horas:

• [13:00 - 14:00] (comida)

Respetar Calendario

El sistema verifica:

• Eventos existentes en tu calendario
• Tiempo bloqueado
• Eventos de otros enlaces
• Buffer entre reuniones (si configurado)

Solo muestra horarios realmente libres.

Buffer y Anticipacion

Tiempo Entre Reuniones

Buffer de 15 minutos:

• 10:00 - 11:00 → Entrevista 1
• 11:00 - 11:15 → Buffer (no disponible)
• 11:15 - 12:15 → Entrevista 2

Evita reuniones consecutivas sin descanso.

Anticipacion Minima

Dias de anticipacion: 2

Si hoy es 15 Enero:

• 15 Enero: No disponible
• 16 Enero: No disponible
• 17 Enero: Disponible
• 18+ Enero: Disponible

Da tiempo de preparacion.

Limites de Reservas

Por Dia

Maximo reservas por dia: 5

Si ya hay 5 entrevistas el 18 Enero:

• Dia completo
• No mostrar horarios
• Candidato elige otro dia

Por Semana

Maximo reservas por semana: 20

Evita sobrecarga del reclutador.

Enlace Unico vs Reutilizable

Enlace Unico

Para un candidato especifico:

• Solo puede usarse una vez
• Expira despues de agendar
• Vinculado a candidato existente
• Ideal para invitaciones personales

Enlace Reutilizable

Para multiples candidatos:

• Puede usarse muchas veces
• No expira (a menos que se desactive)
• Crea nuevos candidatos si es necesario
• Ideal para paginas de vacantes

Integracion con Proceso

Candidato Existente

Si candidato ya existe en el sistema:

• Evento vinculado a su perfil
• Aparece en su historial
• Acciones de resultado aplican
• Proceso continua automaticamente

Candidato Nuevo

Si candidato es nuevo:

• Crear perfil basico
• Vincular evento al perfil
• Agregar a proceso (si configurado)
• Notificar al reclutador

Notificaciones

Al Candidato

Emails automaticos:

• Confirmacion de cita
• Invitacion de calendario (.ics)
• Recordatorio 24 horas antes
• Recordatorio 30 minutos antes
• Link de videoconferencia

Al Reclutador

Notificaciones:

• Nueva cita agendada
• Detalles del candidato
• Link al perfil
• Acceso al evento

Cancelar y Reprogramar

Candidato Cancela

Link de cancelacion en email:

Cancelar o Reprogramar

• Tu cita: Entrevista Tecnica
• Fecha: 18 Enero, 10:00

[Cancelar Cita] [Reprogramar]

Si reprograma:

• Muestra disponibilidad actualizada
• Crea nuevo evento
• Notifica al reclutador
• Acciones de reprogramacion ejecutadas

Limite de Cambios

Maximo reprogramaciones: 2

Despues del limite:

• No permitir mas cambios
• Candidato debe contactar directamente
• Previene abuso del sistema

Mejores Practicas

Configurar Plantilla Adecuada

Antes de crear enlace:

• Verificar plantilla tiene video configurado
• Verificar acciones de resultado
• Verificar feedback requerido
• Probar el flujo completo

Disponibilidad Realista

Recomendaciones:

• No ofrecer todo el dia
• Dejar tiempo para preparacion
• Considerar zonas horarias
• Buffer entre reuniones
• Limite diario razonable

Comunicacion Clara

En el enlace mostrar:

• Duracion exacta
• Tipo de reunion (video/presencial)
• Que esperar en la entrevista
• Contacto en caso de problemas

Proximos Pasos

• Crear Plantillas - Configurar plantilla base
• Videoconferencia - Configurar video
• Uso en Automatizacion - Integrar con procesos