Recordatorios y SLA
Configura recordatorios automaticos con escalacion de 3 niveles cuando los candidatos permanecen demasiado tiempo en una etapa.
Como funciona
El sistema monitorea el tiempo que cada candidato pasa en una etapa y envia recordatorios escalonados:
- Candidato entra a etapa
- 24 horas -> Nivel 1: Recordatorio al reclutador
- 72 horas -> Nivel 2: Recordatorio + Escalacion a manager
- 168 horas (1 semana) -> Nivel 3: URGENTE - Solo al manager
Configurar recordatorios
Acceder a configuracion
Tablero -> Click en etapa -> Configurar -> Recordatorios SLA
Panel de configuracion
Recordatorios SLA: Entrevista Tecnica
- Habilitar recordatorios para esta etapa
NIVEL 1 - Recordatorio Inicial
| Opcion | Valor |
|---|---|
| Tiempo | 24 horas desde que entro a la etapa |
| Mensaje | El candidato {{candidato.nombre}} lleva 24 horas en la etapa {{etapa.nombre}}. Revisa su estatus. |
| Destinatario | Reclutador asignado |
| Canales | [x] Email [x] Notificacion en plataforma |
NIVEL 2 - Escalacion
| Opcion | Valor |
|---|---|
| Tiempo | 72 horas desde que entro a la etapa |
| Mensaje | ATENCION: {{candidato.nombre}} lleva 3 dias en {{etapa.nombre}}. Se requiere accion inmediata. |
| Destinatario | Reclutador + Escalar a: Gerente RH |
| Canales | [x] Email [x] Notificacion en plataforma |
NIVEL 3 - Urgente
| Opcion | Valor |
|---|---|
| Tiempo | 168 horas (7 dias) desde que entro a la etapa |
| Mensaje | URGENTE: {{candidato.nombre}} lleva 1 semana sin movimiento en {{etapa.nombre}}. Riesgo de perder candidato. |
| Destinatario | Solo: Gerente RH |
| Canales | [x] Email [x] Notificacion en plataforma |
[Cancelar] [Guardar Configuracion]
Niveles de escalacion
Nivel 1: Recordatorio inicial
Proposito: Recordar al reclutador que tome accion.
| Aspecto | Configuracion por defecto |
|---|---|
| Tiempo | 24 horas |
| Destinatario | Reclutador asignado |
| Tono | Informativo |
| Canales | Email + Notificacion |
Ejemplo de mensaje:
Recordatorio: Candidato en espera
Juan Perez lleva 24 horas en la etapa "Entrevista Tecnica".
Por favor revisa su estatus y toma la accion correspondiente.
[Ver Candidato]
Nivel 2: Escalacion
Proposito: Involucrar al manager si no hay accion.
| Aspecto | Configuracion por defecto |
|---|---|
| Tiempo | 72 horas (3 dias) |
| Destinatario | Reclutador + Manager |
| Tono | Urgente |
| Canales | Email + Notificacion |
Ejemplo de mensaje:
Atencion Requerida
El candidato Juan Perez lleva 3 DIAS en la etapa "Entrevista Tecnica" sin movimiento.
Escalado a: Maria Lopez (Gerente RH)
Por favor toma accion inmediata.
[Ver Candidato] [Contactar Reclutador]
Nivel 3: Urgente
Proposito: Alerta maxima al manager.
| Aspecto | Configuracion por defecto |
|---|---|
| Tiempo | 168 horas (7 dias) |
| Destinatario | Solo manager |
| Tono | Critico |
| Canales | Email + Notificacion |
Ejemplo de mensaje:
URGENTE: Candidato Estancado
Juan Perez lleva 1 SEMANA en la etapa "Entrevista Tecnica".
RIESGO: El candidato podria perderse si no se toma accion inmediata.
Este mensaje se envia directamente al responsable de area.
[Tomar Accion] [Ver Historial]
Configuracion por etapa
Etapas criticas (tiempos cortos)
Etapa: Revision de CV
| Nivel | Tiempo |
|---|---|
| Nivel 1 | 12 horas |
| Nivel 2 | 24 horas |
| Nivel 3 | 48 horas |
Justificacion: Etapa inicial que debe fluir rapidamente.
Etapas con espera (tiempos largos)
Etapa: Evaluacion Tecnica
| Nivel | Tiempo |
|---|---|
| Nivel 1 | 72 horas (3 dias) |
| Nivel 2 | 120 horas (5 dias) |
| Nivel 3 | 168 horas (7 dias) |
Justificacion: Candidato necesita tiempo para completar evaluacion.
Etapas sin recordatorios
Etapa: Contratado (final)
- Recordatorios: Deshabilitados
Justificacion: Etapa final, no requiere seguimiento de tiempo.
Seleccionar persona de escalacion
Por etapa
Cada etapa puede tener su propio responsable de escalacion:
Etapa: Entrevista Tecnica Escalar a:
- Maria Lopez (Gerente RH)
- Carlos Ruiz (Director)
- Ana Garcia (Lead Recruiter)
Por defecto (creador del proceso)
Si no se especifica, escala al creador del proceso:
- Proceso creado por: Juan Garcia
- Escalacion por defecto: Juan Garcia
Cancelacion de recordatorios
Cuando se cancelan
Los recordatorios pendientes se cancelan automaticamente cuando:
- Tarea se mueve: Candidato avanza o retrocede
- Tarea se elimina: Candidato sale del proceso
- Proceso se archiva: Todo el proceso se desactiva
Flujo:
- Candidato en "Entrevista" (Nivel 1 programado)
- Candidato movido a "Oferta"
- Recordatorio Nivel 1 cancelado
- Nuevos recordatorios programados para "Oferta"
Manual
No es posible cancelar recordatorios manualmente. Mueve el candidato para reiniciar el contador.
Visualizacion en el tablero
Indicador de tiempo
- Avatar Juan Perez
- Desarrollador Frontend
- Match: 85%
- 2d 5h en etapa (indicador de tiempo)
Indicador de alerta
- Avatar Pedro Lopez
- Analista de Datos
- Match: 72%
- 5d 3h - Nivel 2 enviado (indicador de alerta)
Colores por urgencia
| Tiempo | Color | Significado |
|---|---|---|
| < Nivel 1 | Verde | En tiempo |
| > Nivel 1 | Amarillo | Recordatorio enviado |
| > Nivel 2 | Naranja | Escalacion activa |
| > Nivel 3 | Rojo | Critico |
Reportes de SLA
Resumen del proceso
Metricas de Tiempo por Etapa
| Etapa | Promedio | Alertas |
|---|---|---|
| Revision CV | 18h | 2 |
| Entrevista | 3.2d | 5 |
| Evaluacion | 4.5d | 8 |
| Oferta | 2.1d | 1 |
Total alertas este mes: 16
Candidatos estancados
Candidatos con Alertas Activas
| Candidato | Etapa | Tiempo | Nivel |
|---|---|---|---|
| Juan Perez | Entrevista | 5d 3h | 2 |
| Ana Martinez | Evaluacion | 8d 1h | 3 |
| Pedro Lopez | Revision | 2d 5h | 1 |
Exportar reporte
Acciones -> Exportar SLA -> Excel
Campos incluidos:
- Candidato
- Etapa actual
- Tiempo en etapa
- Nivel de alerta
- Fecha ultimo recordatorio
- Reclutador asignado
Variables disponibles
En mensajes de recordatorio
| Variable | Valor |
|---|---|
{{candidato.nombre}} | Nombre del candidato |
{{candidato.email}} | Email del candidato |
{{etapa.nombre}} | Nombre de la etapa actual |
{{proceso.nombre}} | Nombre del proceso |
{{tiempo.horas}} | Horas en la etapa |
{{tiempo.dias}} | Dias en la etapa |
{{reclutador.nombre}} | Reclutador asignado |
{{vacante.titulo}} | Titulo de la vacante |
Ejemplo de mensaje personalizado
Hola {{reclutador.nombre}},
El candidato {{candidato.nombre}} lleva {{tiempo.dias}} dias en la etapa {{etapa.nombre}} del proceso {{proceso.nombre}}.
Vacante: {{vacante.titulo}}
Por favor toma accion.
Mejores practicas
Tiempos realistas
Considerar:
- Dias habiles vs calendario
- Tiempo del candidato para responder
- Carga de trabajo del equipo
- Complejidad de la etapa
Mensajes efectivos
Bueno:
"Juan Perez lleva 3 dias en Entrevista. Accion requerida: agendar o rechazar."
Malo:
"Recordatorio de candidato pendiente"
No abusar de escalaciones
Recomendaciones:
- Nivel 3 solo para casos criticos
- Ajustar tiempos segun historico
- Revisar configuracion mensualmente
Integracion con otros modulos
Con notificaciones
Los recordatorios usan el sistema de notificaciones:
- Aparecen en la campana de notificaciones
- Se pueden marcar como leidos
- Tienen link directo al candidato
Con email
Si esta habilitado el envio de email:
- Se envia usando la plantilla configurada
- Incluye link para acceder directamente
- Tracking de apertura (opcional)
Con historial
Cada recordatorio se registra:
Historial de Juan Perez
- 15 Ene 10:00 - Entro a Entrevista
- 16 Ene 10:00 - Recordatorio Nivel 1 enviado
- 18 Ene 10:00 - Recordatorio Nivel 2 enviado (Escalado a: Maria Lopez)
- 22 Ene 10:00 - Recordatorio Nivel 3 enviado
Problemas comunes
"No recibo recordatorios"
Causas:
- Recordatorios deshabilitados en la etapa
- Email en spam
- Notificaciones desactivadas
Solucion: Verificar configuracion y filtros de email.
"Recordatorio enviado muy pronto"
Causa: Tiempos configurados muy cortos.
Solucion: Ajustar tiempos en la configuracion de la etapa.
"Manager recibe demasiados emails"
Causa: Muchos candidatos estancados o tiempos muy cortos.
Solucion: Revisar flujo del proceso, ajustar tiempos, resolver cuellos de botella.
Proximos pasos
- Ramificacion Condicional - Rutas automaticas
- Restricciones de Movimiento - Modos de avance