Introduccion a las Aprobaciones
El sistema de aprobaciones permite establecer puntos de control en tu proceso de seleccion donde se requiere autorizacion antes de avanzar un candidato a la siguiente etapa.
Que son las aprobaciones
Una aprobacion es una solicitud de autorizacion que se genera cuando:
- Un reclutador intenta mover una tarea (candidato) entre etapas
- La etapa destino tiene configurado un requerimiento de aprobacion
- El sistema bloquea el movimiento hasta que los aprobadores autorizan
Flujo de aprobacion:
- Reclutador intenta mover tarea
- Se verifica si la etapa destino requiere aprobacion
- SI: Crear solicitud de aprobacion, notificar a aprobadores, tarea permanece en etapa actual, mostrar badge "Aprobacion Pendiente"
- Aprobadores deciden
- Si es aprobada: Mover tarea automaticamente
- Si es rechazada: Notificar solicitante
- NO: Mover tarea inmediatamente
- SI: Crear solicitud de aprobacion, notificar a aprobadores, tarea permanece en etapa actual, mostrar badge "Aprobacion Pendiente"
Por que usar aprobaciones
Control de calidad
Garantiza que candidatos cumplan criterios antes de avanzar:
Ejemplo: Entrevista Final
Solo candidatos que pasaron:
- Evaluacion tecnica (>70%)
- Revision de referencias
- Aprobacion del hiring manager
Pueden avanzar a la oferta
Multiples stakeholders
Cuando varias personas deben autorizar una decision:
Ejemplo: Contratacion
Requiere aprobacion de:
- Gerente de area
- Director de RH
- Finanzas (si salario > $50k)
Auditoria y compliance
Mantiene registro de quien autorizo cada movimiento:
Historial de aprobaciones:
- Solicitud: Juan Garcia - 15 Ene 10:30
- Notas: "Excelente desempeno en entrevista"
- Aprobacion: Maria Lopez - 15 Ene 14:00
- Comentarios: "De acuerdo, perfil muy solido"
- Tarea movida: 15 Ene 14:00
- De: Entrevista - A: Oferta
Componentes del sistema
1. Solicitud de aprobacion
ProcessApproval
| Campo | Descripcion |
|---|---|
| task | Tarea a mover |
| fromStep | Etapa origen |
| toStep | Etapa destino |
| requiredApprovers | [Usuario1, Usuario2] |
| approvalMode | "any" o "all" |
| status | pending, approved, rejected, cancelled |
| requestedBy | Quien solicito |
| requestNotes | Notas del solicitante |
| decisions | [Decision1, Decision2...] |
2. Decision de aprobador
ProcessApprovalDecision
| Campo | Descripcion |
|---|---|
| approval | Solicitud relacionada |
| approver | Quien decidio |
| decision | approved o rejected |
| comments | Comentarios del aprobador |
| decidedAt | Fecha/hora de decision |
3. Configuracion de etapa
ProcessStep.configuration.approvalConfig
| Campo | Descripcion |
|---|---|
| requireApproval | true/false |
| approvers | [userId, userId...] |
| approvalMode | "any" o "all" |
| requiredApprovals | numero (opcional) |
Flujo visual
Sin aprobaciones
| Entrevista | Evaluacion | Oferta |
|---|---|---|
| [Mover Tarea] | [Mover Tarea] |
Movimiento inmediato al hacer clic
Con aprobaciones
| Entrevista | Evaluacion | Oferta |
|---|---|---|
| [Mover Tarea] | [Solicitar Aprobacion] | Requiere aprobacion |
Flujo cuando se requiere aprobacion:
- La tarea queda con badge "Aprobacion Pendiente"
- El aprobador decide
- Aprobada: Tarea se mueve automaticamente
- Rechazada: Tarea queda en su lugar
Estados de una aprobacion
| Estado | Icono | Descripcion |
|---|---|---|
| Pendiente | (espera) | Esperando decision de aprobadores |
| Aprobada | (check) | Autorizada, tarea movida |
| Rechazada | (x) | Denegada, tarea no se mueve |
| Cancelada | (circulo) | Cancelada por el solicitante |
Roles en el sistema
Solicitante (Reclutador)
- Inicia la solicitud de aprobacion
- Agrega notas justificando el movimiento
- Puede cancelar solicitudes pendientes
- Recibe notificacion del resultado
Aprobador (Manager/Director)
- Recibe notificaciones de solicitudes pendientes
- Revisa informacion del candidato y movimiento
- Aprueba o rechaza con comentarios/razon
- Puede ver historial de decisiones
Administrador
- Configura que etapas requieren aprobacion
- Define quien puede aprobar cada etapa
- Selecciona modo de aprobacion (cualquiera/todos)
- Accede al historial completo de aprobaciones
Integracion con otros modulos
Process Board
Tablero de Proceso
- Tarea con aprobacion pendiente
- Badge: "Aprobacion Pendiente - [Etapa destino]"
- Boton de mover tarea
- Si requiere aprobacion: "Solicitar Aprobacion"
- Panel de aprobaciones rapidas
- Aprobar/rechazar sin salir del tablero
Notificaciones
Eventos que generan notificacion:
- Nueva solicitud - Aprobadores
- Aprobacion completada - Solicitante
- Rechazo - Solicitante (con razon)
Historial de tareas
ProcessTaskHistory
- approval_requested: Solicitud creada
- approval_approved: Aprobacion completada
- rejected: Rechazo de aprobacion
Permisos requeridos
| Permiso | Descripcion | Roles |
|---|---|---|
approvals.read | Ver solicitudes de aprobacion | user, subuser |
approvals.manage | Aprobar o rechazar solicitudes | user, subuser |
process.manage | Solicitar aprobaciones (mover tareas) | user, subuser |
Beneficios
Para reclutadores
- Proceso claro de autorizacion
- Feedback del porque se aprobo/rechazo
- Trazabilidad de decisiones
Para managers
- Control sobre movimientos criticos
- Vista centralizada de pendientes
- Historial para auditoria
Para la organizacion
- Cumplimiento de politicas internas
- Reduccion de errores en contratacion
- Documentacion de decisiones
Proximos pasos
- Configurar Aprobaciones - Habilitar en tus procesos
- Gestionar Aprobaciones - Usar la bandeja de aprobaciones