Acciones de Documentos

Automatiza la solicitud, validacion y gestion de documentos.

Tipos de Acciones

DOCUMENTOS

REQUEST_DOCUMENT

Descripcion

Crea una solicitud de documento para un candidato.

Tipos de documentos:

• ine: Identificacion oficial
• curp: CURP
• comprobante_domicilio: Comprobante de domicilio
• acta_nacimiento: Acta de nacimiento
• titulo_profesional: Titulo profesional
• cedula_profesional: Cedula profesional
• carta_recomendacion: Carta de recomendacion
• comprobante_estudios: Comprobante de estudios
• cv: Curriculum vitae
• foto: Fotografia
• rfc: Constancia de situacion fiscal
• imss: Numero de seguro social
• cuenta_bancaria: Datos bancarios
• custom: Documento personalizado

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "REQUEST_DOCUMENT",
  "order": 2,
  "configuration": {
    "type": "ine",
    "postulantId": "{{postulant.id}}",
    "title": "Identificacion Oficial (INE)",
    "description": "Por favor sube una foto o escaneo de tu INE por ambos lados",
    "required": true,
    "dueDate": "{{now}} + 7 days",
    "instructions": [
      "Foto clara y legible",
      "Incluir frente y reverso",
      "Formato: PDF, JPG o PNG",
      "Tamaño maximo: 10MB"
    ],
    "validations": {
      "fileTypes": ["pdf", "jpg", "jpeg", "png"],
      "maxSize": 10485760, // 10MB en bytes
      "minFiles": 1,
      "maxFiles": 2
    },
    "notifications": {
      "onCreate": true,
      "reminderDaysBefore": [3, 1],
      "onComplete": true
    }
  }
}

Interfaz de Configuracion

Configurar: Solicitar Documento

Descripcion:

Por favor sube una foto o escaneo de tu INE por ambos lados

Validaciones:

• Tipos: PDF, JPG, PNG
• Tamano max: 10 MB
• Archivos: min 1 max 2

Recordatorios:

• Al crear solicitud
• 3 dias antes
• 1 dia antes

REQUEST_MULTIPLE_DOCUMENTS

Descripcion

Solicita multiples documentos de una vez.

Util para:

• Paquetes de contratacion
• Onboarding completo
• Actualizacion de expediente
• Requisitos por etapa

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "REQUEST_MULTIPLE_DOCUMENTS",
  "order": 2,
  "configuration": {
    "postulantId": "{{postulant.id}}",
    "dueDate": "{{now}} + 14 days",
    "documents": [
      {
        "type": "ine",
        "required": true,
        "priority": 1
      },
      {
        "type": "curp",
        "required": true,
        "priority": 2
      },
      {
        "type": "comprobante_domicilio",
        "required": true,
        "priority": 3,
        "maxAge": 90 // No mayor a 90 dias
      },
      {
        "type": "titulo_profesional",
        "required": false,
        "priority": 4
      },
      {
        "type": "carta_recomendacion",
        "required": false,
        "minCount": 2,
        "priority": 5
      }
    ],
    "sendSingleEmail": true,
    "createOnboardingItems": true
  }
}

REQUEST_SIGNATURE

Descripcion

Crea una solicitud de firma digital.

Flujo de firma:

1. Sistema crea solicitud
2. Empresa firma primero
3. Candidato recibe notificacion
4. Candidato firma con e.firma
5. Se obtiene constancia NOM-151
6. Documento completamente firmado

Ver modulo completo: Solicitudes de Firma

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "REQUEST_SIGNATURE",
  "order": 3,
  "configuration": {
    "documentId": "{{contractDocument.id}}", // Documento del repositorio
    "postulantId": "{{postulant.id}}",
    "title": "Contrato Individual de Trabajo",
    "description": "Contrato de trabajo para {{job.title}}",
    "expiresInDays": 7,
    "companySignerId": "{{hr.managerId}}", // Quien firma por la empresa
    "variables": {
      "employeeName": "{{postulant.fullName}}",
      "position": "{{job.title}}",
      "salary": "{{offer.salary}}",
      "startDate": "{{offer.startDate}}"
    },
    "notifications": {
      "onCompanySigned": true,
      "reminderDaysBefore": [2, 1],
      "onCompleted": true
    },
    "onComplete": {
      "updateOnboarding": true,
      "moveToStep": "Documentacion Completa"
    }
  }
}

VALIDATE_DOCUMENT

Descripcion

Valida un documento subido automaticamente.

Validaciones disponibles:

• Formato correcto
• Legibilidad (OCR)
• Fecha de vigencia
• Datos correctos (vs perfil)
• Autenticidad (basico)
• Completitud

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "VALIDATE_DOCUMENT",
  "order": 2,
  "configuration": {
    "documentId": "{{document.id}}",
    "type": "{{document.type}}",
    "validations": [
      {
        "type": "format",
        "allowedTypes": ["pdf", "jpg", "png"],
        "minSize": 10000, // 10KB
        "maxSize": 10485760 // 10MB
      },
      {
        "type": "readability",
        "minConfidence": 0.7
      },
      {
        "type": "expiration",
        "maxAge": 90, // dias
        "extractDate": true
      },
      {
        "type": "data_match",
        "fields": {
          "name": "{{postulant.fullName}}",
          "curp": "{{postulant.curp}}"
        },
        "tolerance": 0.9
      }
    ],
    "onValid": {
      "approve": true,
      "notify": false
    },
    "onInvalid": {
      "reject": false,
      "requestReupload": true,
      "notifyReviewer": true,
      "reasons": true
    }
  }
}

Resultado de Validacion

{
  "isValid": false,
  "validations": {
    "format": { "passed": true },
    "readability": { "passed": true, "confidence": 0.92 },
    "expiration": {
      "passed": false,
      "reason": "Documento tiene mas de 90 dias",
      "documentDate": "2023-08-15"
    },
    "data_match": {
      "passed": true,
      "matchScore": 0.95
    }
  },
  "overallScore": 0.75,
  "requiresManualReview": true,
  "suggestedAction": "request_reupload"
}

EXTRACT_DOCUMENT_DATA

Descripcion

Extrae datos de un documento usando OCR/IA.

Documentos soportados:

• INE: Nombre, CURP, direccion, fecha
• CURP: CURP, nombre, fecha nacimiento
• Comprobante: Direccion, fecha
• RFC: RFC, nombre, regimen
• Titulo: Carrera, institucion, fecha
• CV: Skills, experiencia, educacion

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "EXTRACT_DOCUMENT_DATA",
  "order": 2,
  "configuration": {
    "documentId": "{{document.id}}",
    "documentType": "ine",
    "extractFields": [
      "full_name",
      "curp",
      "address",
      "birth_date",
      "voter_key",
      "expiration_date"
    ],
    "updateProfile": true,
    "confidence_threshold": 0.8,
    "outputVariable": "extractedData"
  }
}

Resultado

{
  "extractedData": {
    "full_name": {
      "value": "JUAN PEREZ GARCIA",
      "confidence": 0.95
    },
    "curp": {
      "value": "PEGJ900101HDFRRC09",
      "confidence": 0.98
    },
    "address": {
      "value": "CALLE EJEMPLO 123, COL CENTRO, CDMX",
      "confidence": 0.85
    },
    "birth_date": {
      "value": "1990-01-01",
      "confidence": 0.92
    }
  },
  "overallConfidence": 0.925,
  "profileUpdated": true
}

COMPLETE_ONBOARDING_ITEM

Descripcion

Marca un item de onboarding como completado.

Tipos de items:

• document_request: Al recibir documento
• signature_request: Al firmar
• manual: Completar manualmente
• auto_complete: Automatico por condicion

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "COMPLETE_ONBOARDING_ITEM",
  "order": 3,
  "configuration": {
    "onboardingId": "{{onboarding.id}}",
    "itemId": "{{checklistItem.id}}",
    "completedBy": "system",
    "notes": "Completado automaticamente al recibir documento",
    "updateProgress": true,
    "checkIfAllComplete": true,
    "onAllComplete": {
      "notify": true,
      "moveToStep": "Onboarding Completo"
    }
  }
}

Flujos Comunes

Solicitud de Documentos al Contratar

Trigger: TASK_MOVED (etapa: "Oferta Aceptada")

Acciones:

1. REQUEST_MULTIPLE_DOCUMENTS - Paquete de contratacion
2. CREATE_ONBOARDING - Crear checklist
3. SEND_EMAIL - Instrucciones y lista de documentos
4. CREATE_TASK - Seguimiento de documentacion
5. SCHEDULE (en 3 dias) - Recordatorio si incompleto

Validacion Automatica de INE

Trigger: DOCUMENT_REQUEST_COMPLETED (type: ine)

Acciones:

1. EXTRACT_DOCUMENT_DATA - Extraer datos del INE
2. VALIDATE_DOCUMENT - Validar formato y datos
3. CONDITION
   • Si valido:
     • UPDATE_PROFILE (con datos extraidos)
     • COMPLETE_ONBOARDING_ITEM
     • SEND_NOTIFICATION (documento aprobado)
   • Si invalido:
     • REQUEST_DOCUMENT (re-subir)
     • CREATE_TASK (revisar manualmente)
     • SEND_EMAIL (explicar problema)
4. ADD_NOTE - Registrar validacion

Flujo de Firma de Contrato

Trigger: ONBOARDING_STARTED (template tiene firma)

Acciones:

1. REQUEST_SIGNATURE - Crear solicitud de firma
2. SEND_EMAIL - Notificar que debe firmar
3. WAIT_FOR (SIGNATURE_REQUEST_COMPANY_SIGNED) - Esperar firma de empresa
4. SEND_WHATSAPP - Notificar al candidato
5. WAIT_FOR (SIGNATURE_REQUEST_COMPLETED) - Esperar firma del candidato
6. COMPLETE_ONBOARDING_ITEM - Marcar como completado
7. SEND_EMAIL - Enviar documento firmado

Expediente Digital Completo

Trigger: ONBOARDING_COMPLETED

Acciones:

1. CREATE_FOLDER - Crear carpeta del empleado
2. ORGANIZE_FILES - Mover documentos a carpeta
3. GENERATE_REPORT - Resumen de expediente
4. ARCHIVE - Archivar en sistema
5. SEND_EMAIL - Confirmar expediente completo
6. CREATE_TASK - Revision final de RH

Recordatorios de Documentos

Configurar Recordatorios

{
  "actionType": "SCHEDULE_DOCUMENT_REMINDERS",
  "configuration": {
    "requestId": "{{documentRequest.id}}",
    "schedule": [
      {
        "daysBefore": 3,
        "channel": "email",
        "template": "document_reminder_friendly"
      },
      {
        "daysBefore": 1,
        "channel": ["email", "whatsapp"],
        "template": "document_reminder_urgent"
      },
      {
        "daysAfter": 1, // Despues de vencer
        "channel": ["email", "sms"],
        "template": "document_overdue",
        "escalateTo": "{{recruiter.id}}"
      }
    ]
  }
}

Manejo de Documentos Vencidos

Ejemplo de Workflow

Trigger: DOCUMENT_REQUEST_EXPIRED

Acciones:

1. SEND_EMAIL - Notificar documento vencido
2. CONDITION
   • Si es critico (ine, contrato):
     • CREATE_TASK (urgente)
     • NOTIFY (supervisor)
     • BLOCK_STEP (no puede avanzar)
   • Si es opcional:
     • ADD_NOTE (vencio sin subir)
     • CONTINUE
3. UPDATE_APPLICATION - Marcar como incompleto

Buenas Practicas

Solicitud de Documentos

DO:

• Instrucciones claras y especificas
• Ejemplos de documentos aceptados
• Plazos razonables
• Recordatorios escalonados
• Opcion de contacto por dudas

DON'T:

• Solicitar demasiados a la vez
• Plazos muy cortos
• Rechazar sin explicacion
• Ignorar documentos subidos
• Procesos complicados

Validacion

DO:

• Validar automaticamente lo posible
• Dar feedback inmediato
• Explicar errores claramente
• Permitir re-subir facilmente
• Escalar casos complejos

DON'T:

• Bloquear sin alternativa
• Mensajes de error tecnicos
• Validaciones muy estrictas
• Ignorar casos edge
• Perder documentos

Proximos Pasos

• Reclutador Virtual - Bot para documentos
• Variables y Placeholders - Datos dinamicos
• Ejemplos Practicos - Casos de uso