Solicitar Documentos a Candidatos
Recopila documentos necesarios de candidatos de forma organizada y segura.
Objetivo
Al terminar esta guia sabras:
- Crear solicitudes de documentos
- Darles seguimiento automatico
- Verificar documentos recibidos
- Mantener todo organizado
- Cumplir con privacidad de datos
Cuando Solicitar Documentos
SCREENING:
- CV actualizado
- Portfolio (diseño, desarrollo)
- Certificaciones relevantes
PRE-OFERTA:
- Comprobante de estudios
- Referencias laborales
- Certificaciones obligatorias
POST-OFERTA (Contratacion):
- Identificacion oficial
- CURP
- RFC
- Comprobante de domicilio
- Cuenta bancaria
- NSS (IMSS)
- Acta de nacimiento
- Otros segun politica
Paso 1: Crear Solicitud
Desde el perfil del candidato: Click [...] → Solicitar Documentos
Configuracion de solicitud:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Candidato | [Nombre del candidato] |
| Vacante | [Titulo de la vacante] |
Documentos a solicitar:
| Documento | Requerido |
|---|---|
| Identificacion oficial (INE o Pasaporte) | ✓ |
| CURP | ✓ |
| RFC con Constancia de Situacion Fiscal | ✓ |
| Comprobante de domicilio (< 3 meses) | ✓ |
| Comprobante de estudios | ✓ |
| Acta de nacimiento | Opcional |
| Numero de Seguro Social (NSS) | ✓ |
| Caratula de cuenta bancaria | ✓ |
| Carta de no antecedentes penales | Opcional |
| Cartilla militar (si aplica) | Opcional |
Click [+ Agregar documento personalizado] si necesitas otros.
Fecha limite: [DD/MM/AAAA]
Mensaje personalizado:
"Felicidades por tu avance en el proceso. Para continuar, necesitamos los siguientes documentos. Puedes subirlos en el link que te enviamos."
Paso 2: Lo que Recibe el Candidato
EMAIL:
Asunto: Documentos requeridos - Tu Empresa
Hola [Nombre],
Felicidades por tu avance en el proceso de seleccion para [Vacante].
Para continuar, necesitamos que nos envies los siguientes documentos:
- Identificacion oficial (INE o Pasaporte)
- CURP
- RFC con Constancia de Situacion Fiscal
- Comprobante de domicilio (< 3 meses)
- Comprobante de estudios
- Numero de Seguro Social (NSS)
- Caratula de cuenta bancaria
Fecha limite: [Fecha]
[Subir mis documentos]
Tus documentos se manejan de forma segura y confidencial.
El candidato hace click y ve un portal donde sube cada documento.
Paso 3: Portal del Candidato
Lo que ve el candidato:
Documentos Solicitados - Tu Empresa
Progreso: 80% (8/10 documentos)
| Documento | Estado | Archivo |
|---|---|---|
| Identificacion oficial | ✓ Subido | INE.pdf |
| CURP | ✓ Subido | CURP.pdf |
| RFC | ✓ Subido | RFC.pdf |
| Comprobante de domicilio | ○ Pendiente | [Subir archivo] |
| Comprobante de estudios | ✓ Subido | Titulo.pdf |
| NSS | ✓ Subido | NSS.pdf |
| Cuenta bancaria | ○ Pendiente | [Subir archivo] |
Fecha limite: [Fecha]
¿Tienes dudas? Contacta a: reclutamiento@tuempresa.com
Paso 4: Seguimiento
Ve a Menu: Solicitudes → Documentos
Dashboard de documentos pendientes:
| Candidato | Vacante | Progreso | Vence | Accion |
|---|---|---|---|---|
| Maria Garcia | Dev Senior | 80% | 3 dias | [...] |
| Pedro Lopez | PM | 50% | 5 dias | [...] |
| Ana Martinez | Diseño UX | 100% | - | [Ver] |
| Carlos Ruiz | Dev Senior | 30% | ¡Hoy! | [...] |
Acciones [...]:
- Ver documentos recibidos
- Enviar recordatorio
- Extender fecha limite
- Agregar documento
- Cancelar solicitud
Recordatorios Automaticos
Ve a Menu: Configuracion → Solicitud de Documentos
Configuracion de recordatorios:
| Opcion | Configuracion |
|---|---|
| Enviar recordatorio si no hay actividad | Despues de 3 dias |
| Recordatorio antes de fecha limite | 2 dias antes |
| Alerta al equipo si vence sin completar | Notificar a reclutador asignado |
| Maximo recordatorios | 3 |
Verificar Documentos
Cuando el candidato sube documentos:
- Recibes notificacion
- Revisa cada documento
- Marca como verificado o rechazado
Opciones de verificacion:
- Verificado - Documento correcto
- Rechazado - Requiere correccion (indica motivo)
Si rechazas:
- Candidato recibe notificacion
- Puede subir version corregida
- El proceso continua
Plantillas de Documentos
Ve a Menu: Plantillas → Documentos
PLANTILLA: Contratacion Estandar
- Identificacion oficial
- CURP
- RFC
- Comprobante domicilio
- Comprobante estudios
- NSS
- Cuenta bancaria
PLANTILLA: Contratacion Ejecutiva
- (todos los anteriores)
- Carta de no antecedentes
- Referencias verificables
- Acta de nacimiento
PLANTILLA: Practicantes
- Identificacion oficial
- CURP
- Comprobante de estudios (en curso)
- Carta de pasante
Seguridad y Privacidad
Los documentos se manejan de forma segura:
ALMACENAMIENTO:
- Encriptados en reposo
- Acceso solo a autorizados
- Logs de quien accede
- Respaldos automaticos
PRIVACIDAD:
- Cumplimiento con LFPDPPP
- Aviso de privacidad
- Uso limitado al proceso
- Eliminacion cuando no necesarios
ACCESO:
- Solo reclutadores asignados
- RH con permisos especiales
- Candidato a sus propios docs
- Auditoria de accesos
Automatizacion
Automatiza la solicitud:
| Trigger | Accion |
|---|---|
| Candidato acepta oferta | Enviar solicitud de documentos de contratacion |
| Todos los documentos recibidos | Notificar a RH, mover a etapa "Documentos Completos", iniciar proceso de contrato |
| Fecha limite sin completar | Notificar al reclutador, agregar tag "docs-pendientes", enviar recordatorio final |
Tips
CLARIDAD:
- Lista exacta de documentos
- Formato aceptado (PDF, imagen)
- Tamaño maximo de archivo
- Ejemplos de cada documento
- Fecha limite realista
SEGUIMIENTO:
- Revisa diariamente pendientes
- Recordatorios amables
- Ofrece ayuda si hay dudas
- Extension si hay razon valida
- No bloquees por documentos opcionales
EXPERIENCIA:
- Portal facil de usar
- Subida desde movil
- Confirmacion de recepcion
- Progreso visible
- Contacto para dudas
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