Gestionar Checklist

Durante un onboarding activo, puedes modificar el checklist agregando nuevos elementos, editando existentes o eliminando los que ya no son necesarios.

Acceder al editor

Desde el dashboard

1. Localiza el onboarding en la tabla
2. Menu de acciones (...) > "Editar Onboarding"

Desde el modal de progreso

1. Abre el modal de progreso
2. Haz clic en "Editar"

Agregar elementos

Abrir formulario

Haz clic en "+ Agregar Elemento" al final del checklist.

Selector de tipo

Opciones disponibles:

• Solicitud de Documentos
• Solicitud de Firma
• Tarea Manual

Solicitud de Documentos

Botones: [Cancelar] [Agregar]

Usar plantilla de documentos

1. Selecciona plantilla del dropdown
2. El sistema creara DocumentRequest con esos items
3. Titulo y descripcion son personalizables

Items personalizados

Boton: [+ Agregar item]

Solicitud de Firma

Botones: [Cancelar] [Agregar]

Importante: Debes subir un PDF que el candidato firmara.

Tarea Manual

Botones: [Cancelar] [Agregar]

Editar elementos

Que puedes editar

Abrir editor de item

1. Localiza el item en el checklist
2. Haz clic en el icono de editar (lapiz)

Botones: [Cancelar] [Guardar]

Cambiar requerido

Puedes cambiar un item de requerido a opcional y viceversa:

Antes: Requerido marcado - Candidato DEBE completar

Despues: Requerido desmarcado - Candidato PUEDE omitir

Impacto: El calculo de progreso se ajusta automaticamente.

Eliminar elementos

Como eliminar

1. Localiza el item
2. Haz clic en el icono de eliminar (basura)
3. Confirma la accion

Advertencia: Eliminar elemento

¿Estas seguro de eliminar "Documentos Bancarios"?

Esta accion eliminara:

• El item del checklist
• La solicitud de documentos asociada

[Cancelar] [Eliminar]

Consideraciones

Impacto de eliminar

• El item desaparece del checklist
• El progreso se recalcula
• Si tenia DocumentRequest/SignatureRequest, permanecen en sistema

Reordenar elementos

Drag and drop

Arrastra elementos para cambiar su posicion:

Antes:

1. Contrato
2. Documentos
3. Capacitacion

Despues:

1. Documentos
2. Contrato
3. Capacitacion

Guardar orden

El nuevo orden se guarda automaticamente al soltar.

Estado de los elementos

Items pendientes

Esperando que el candidato suba archivos

Items en progreso

2 de 4 items subidos

Items completados

Completado el 10 Ene 2024

Nota: Items completados no muestran opcion de eliminar.

Agregar items a onboarding sin plantilla

Si iniciaste onboarding sin plantilla, el checklist estara vacio:

Checklist

No hay elementos en el checklist.

[+ Agregar Elemento]

Agrega elementos uno por uno segun necesites.

Casos especiales

Agregar despues de que candidato inicio

Si el candidato ya esta trabajando en su onboarding:

1. Los nuevos items apareceran automaticamente
2. El progreso se recalculara
3. El candidato vera los nuevos items

Comunicacion: Considera notificar al candidato sobre nuevos requisitos.

Item con documento ya subido

Si el candidato ya subio documentos a un DocumentRequest:

Advertencia: Este item tiene documentos subidos

Si lo eliminas, los documentos permaneceran en el sistema pero ya no estaran vinculados al onboarding.

[Cancelar] [Eliminar de todas formas]

Item con firma completada

Advertencia: Este item ya fue firmado

No se recomienda eliminar items con firmas completadas por motivos legales y de auditoria.

[Cancelar] [Eliminar de todas formas]

Vista completa del editor

Encabezado: Editar Onboarding - Juan Perez [X]

Seccion: Checklist

Boton: [+ Agregar Elemento]

Pie: Progreso actual: 40% (2/5 items)

Botones: [Cancelar] [Guardar Cambios]

Sincronizacion de items

Documentos

Cuando agregas item de documentos:

1. Se crea OnboardingChecklistItem
2. Se crea DocumentRequest vinculado
3. Candidato ve nuevo item en checklist
4. Candidato sube documentos
5. DocumentRequest se completa
6. ChecklistItem se sincroniza automaticamente

Firmas

Cuando agregas item de firma:

1. Se crea OnboardingChecklistItem
2. Se crea SignatureRequest con el PDF
3. Candidato ve nuevo item en checklist
4. Candidato revisa y firma
5. SignatureRequest se completa
6. ChecklistItem se sincroniza automaticamente

Recalculo de progreso

Cada vez que modificas el checklist:

Formula: Progreso = (Items completados / Total items requeridos) x 100

Ejemplo

Antes de agregar item: 2 completados / 4 requeridos = 50%

Despues de agregar 1 item requerido: 2 completados / 5 requeridos = 40%

Items opcionales

Los items opcionales (isRequired: false) NO afectan el calculo:

2 completados / 4 requeridos (+1 opcional) = 50%

Permisos

Quien puede gestionar

• Usuarios con onboarding.manage
• Owner del proyecto
• Subusers del owner

Validaciones

Si no tienes permiso:

Error: No tienes permiso para editar este onboarding.

Mejores practicas

Comunicar cambios

Si agregas items despues de iniciar:

1. Notifica al candidato por email o telefono
2. Explica razon del nuevo requisito
3. Ajusta fecha de inicio si es necesario

No eliminar items completados

• Mantiene historial completo
• Documentos firmados tienen valor legal
• Mejor marcar como opcional si ya no es necesario

Agrupar solicitudes de documentos

En lugar de multiples items de 1 documento:

Incorrecto:

• Item 1: INE
• Item 2: CURP
• Item 3: Comprobante

Correcto:

• Item 1: Documentos de Identidad (INE, CURP, Comprobante)

Orden logico

1. Documentos criticos (identificacion)
2. Documentos secundarios (bancarios, medicos)
3. Firmas (contrato, NDA)
4. Tareas manuales (capacitaciones, entregas)

Problemas comunes

"No puedo agregar elementos"

Causa: Onboarding esta marcado como completado.

Solucion: Cambia estado a "En progreso" primero.

"El progreso no se actualiza"

Causa: Cache del navegador.

Solucion: Refresca la pagina o cierra y abre el modal.

"Item eliminado sigue apareciendo"

Causa: Sincronizacion pendiente.

Solucion: Refresca la pagina, el item deberia desaparecer.

Proximos pasos

• Mi Onboarding - Ver como el candidato ve los cambios
• Seguimiento de Progreso - Monitorear actualizaciones