Introduccion al Expediente Digital

El Expediente Digital es un modulo que permite a los reclutadores solicitar documentos a los candidatos de forma estructurada, y a los candidatos subir sus documentos de manera segura con consentimiento de privacidad.

Que es el Expediente Digital

Es un sistema completo para:

1. Solicitar documentos: Pedir documentos especificos a candidatos
2. Recibir archivos: Los candidatos suben sus documentos
3. Revisar y aprobar: Validar que los documentos sean correctos
4. Almacenar seguro: Guardar en la nube de forma organizada

Flujo del proceso

1. Creacion de solicitud (Reclutador)

• Seleccionar candidato(s)
• Elegir plantilla o documentos manuales
• Definir fecha limite
• Enviar solicitud
• Candidato recibe notificacion

2. Firma de consentimiento (Candidato)

• Candidato abre la solicitud
• Lee aviso de privacidad
• Firma digitalmente
• Acepta terminos
• Puede comenzar a subir

3. Subida de documentos (Candidato)

• Ver lista de documentos requeridos
• Subir cada archivo
• Verificar formatos y tamanos
• Enviar para revision

4. Revision (Reclutador)

• Recibir notificacion de subida
• Revisar cada documento
• Aprobar o rechazar con motivo
• Solicitar re-subida si necesario
• Cerrar solicitud cuando completa

Dos perspectivas

Vista del Reclutador

El reclutador accede via:

Menu lateral > Solicitud de Documentos

URL: /app/document-requests

Funcionalidades:

• Crear solicitudes individuales o masivas
• Usar plantillas predefinidas
• Monitorear progreso de todas las solicitudes
• Revisar y aprobar/rechazar documentos
• Descargar documentos aprobados
• Enviar recordatorios

Vista del Candidato

El candidato accede via:

Menu lateral > Mis Documentos

URL: /app/my-document-requests

Funcionalidades:

• Ver solicitudes pendientes
• Firmar consentimiento de privacidad
• Subir documentos requeridos
• Ver estado de aprobacion
• Re-subir documentos rechazados

Estados de una solicitud

Estados de un documento

Entidades principales

DocumentRequest (Solicitud)

• id: Identificador unico
• jobApplicationId: Postulacion asociada
• templateId: Plantilla opcional
• requestedById: Quien solicita
• status: pending/partially_completed/completed/expired
• dueDate: Fecha limite
• message: Mensaje al candidato
• consentText: Aviso de privacidad
• consentSignedAt: Firma
• items[]: Documentos solicitados

DocumentRequestItem (Documento)

• id: Identificador unico
• documentType: Tipo (id_front, cv, etc.)
• displayName: Nombre visible
• isRequired: Obligatorio
• acceptedFormats: pdf, jpg, png
• maxFileSizeMb: Tamano maximo
• status: pending/uploaded/approved/rejected
• documentId: Archivo subido
• rejectionReason: Motivo rechazo
• uploadHistory[]: Historial

DocumentRequestTemplate (Plantilla)

• id: Identificador unico
• ownerId: Creador
• name: Nombre
• description: Descripcion
• active: Activa
• items[]: Documentos de la plantilla

Almacenamiento de archivos

Estructura en S3

Los documentos se organizan por:

• /Projects/
  • Job Positions/
    • {Nombre Vacante}/
      • {Nombre Candidato}/
        • {archivo.pdf}

Tipos de archivo soportados

Limite de tamano

• Por defecto: 10 MB por archivo
• Configurable: Cada item puede tener limite diferente

Consentimiento de privacidad

Cumplimiento LFPDPPP

El modulo incluye gestion de consentimiento conforme a la Ley Federal de Proteccion de Datos Personales:

1. Aviso de privacidad: Texto configurable
2. Proposito: Explicacion del uso de datos
3. Firma digital: Captura en canvas
4. Registro: IP, user agent, timestamp

Antes de subir

El candidato debe firmar el consentimiento antes de poder subir cualquier documento.

Integracion con otros modulos

Postulaciones (JobApplication)

Cada solicitud esta vinculada a una postulacion:

JobApplication > DocumentRequest > DocumentRequestItems

Onboarding

Los elementos de onboarding tipo document_request crean solicitudes automaticamente:

OnboardingChecklistItem (type: document_request) > DocumentRequest (creado automaticamente) > Sincronizacion de estado

Repositorio

Los documentos se almacenan en el repositorio de la empresa:

Document > Folder > Repository > Metricas de almacenamiento actualizadas

Automatizacion

Eventos disponibles para triggers:

• DOCUMENT_UPLOADED: Cuando el candidato sube un documento
• DOCUMENT_REQUEST_COMPLETED: Cuando todos los requeridos estan aprobados

Permisos

Notificaciones

Al candidato

• Email al crear solicitud
• Recordatorio antes de fecha limite
• Notificacion de documento rechazado

Al reclutador

• Notificacion cuando candidato sube documento
• Alerta cuando solicitud se completa

Mejores practicas

Para reclutadores

1. Usa plantillas: Estandariza documentos comunes
2. Fechas realistas: Da tiempo suficiente (7+ dias)
3. Instrucciones claras: Describe que esperas en cada documento
4. Revisa pronto: No dejes documentos sin revisar

Para candidatos

1. Lee requisitos: Verifica formato y tamano antes de subir
2. Calidad: Documentos legibles, sin cortes
3. Completos: Ambos lados si aplica (INE)
4. Pronto: No esperes al ultimo dia

Proximos pasos

• Tipos de Documentos - Catalogo de documentos
• Plantillas de Documentos - Crear plantillas (reclutador)
• Mis Documentos - Subir documentos (candidato)