Revisar Documentos
Cuando un candidato sube documentos, debes revisarlos y aprobarlos o rechazarlos. Esta guia explica el proceso de revision.
Acceder a la revision
Desde el dashboard
Solicitud de Documentos > Click en solicitud > Ver detalles
Desde notificacion
Cuando un candidato sube un documento, recibes notificacion:
Documento subido: Juan Perez subio "INE Frente" para la solicitud #45. [Revisar Ahora]
Vista de detalle de solicitud
Informacion
| Campo | Valor |
|---|---|
| Candidato | Juan Perez |
| juan@email.com (En linea) | |
| Vacante | Desarrollador Frontend |
| Plantilla | Ingreso General |
| Estado | En progreso |
| Fecha limite | 20 Ene 2024 (5 dias restantes) |
| Consentimiento | Firmado el 15 Ene 2024 |
Progreso: 60% (5 de 8 documentos)
- 3 aprobados
- 2 subidos
- 0 rechazados
- 3 pendientes
Documentos
| Documento | Estado | Fecha | Accion |
|---|---|---|---|
| INE Frente | Aprobado | 15 Ene | Ver |
| INE Reverso | Aprobado | 15 Ene | Ver |
| CURP | Aprobado | 15 Ene | Ver |
| RFC | Subido | 16 Ene | Revisar |
| Comprobante Dom. | Subido | 16 Ene | Revisar |
| Estado de Cuenta | Pendiente | - | - |
| IMSS | Pendiente | - | - |
| Fotografia | Pendiente | - | - |
Estados de documentos
| Icono | Estado | Color | Descripcion |
|---|---|---|---|
| O | Pendiente | Gris | Sin subir |
| o | Subido | Azul | Esperando revision |
| + | Aprobado | Verde | Documento validado |
| x | Rechazado | Rojo | Requiere re-subida |
Proceso de revision
1. Abrir documento
Haz clic en "Revisar" o en el nombre del documento:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Archivo | constancia_rfc_2024.pdf |
| Subido | 16 Ene 2024, 10:30 |
| Tamano | 245 KB |
Acciones: [Vista Previa] [Descargar]
2. Vista previa
El sistema muestra previsualizacion segun el tipo:
PDF: Visor de PDF con navegacion de paginas (Anterior, Pagina 1/3, Siguiente)
Imagen: Visor de imagen con controles (Zoom -, 100%, Zoom +, Rotar)
3. Tomar decision
Despues de revisar, elige:
[Aprobar] o [Rechazar]
Aprobar documento
Proceso
- Haz clic en "Aprobar"
- El documento cambia a estado "Aprobado"
- Se registra quien y cuando aprobo
- El progreso se actualiza
Documento aprobado: RFC ha sido marcado como aprobado.
Resultado
- DocumentRequestItem
- status: "approved"
- reviewedById: 1 (tu ID)
- reviewedAt: 2024-01-16T11:00:00
- rejectionReason: null
Rechazar documento
Proceso
- Haz clic en "Rechazar"
- Obligatorio: Ingresa motivo del rechazo
- Confirma
Rechazar Documento
| Campo | Valor |
|---|---|
| Documento | RFC |
| Motivo del rechazo* | El documento esta ilegible. Por favor sube una version con mejor resolucion. |
El candidato recibira este mensaje y podra subir una nueva version.
Motivos comunes de rechazo
| Motivo | Ejemplo de mensaje |
|---|---|
| Ilegible | "El documento esta borroso. Sube una foto/scan con mejor calidad." |
| Incompleto | "Falta el reverso del documento." |
| Vencido | "La identificacion esta vencida. Sube una vigente." |
| Incorrecto | "Este no es el RFC, parece ser el CURP." |
| Cortado | "La imagen esta cortada. Asegurate de que se vea completo." |
| Desactualizado | "El comprobante tiene mas de 3 meses. Sube uno reciente." |
Resultado
- DocumentRequestItem
- status: "rejected"
- reviewedById: 1
- reviewedAt: 2024-01-16T11:00:00
- rejectionReason: "El documento esta ilegible..."
Lo que ve el candidato
RFC - Rechazado
Tu documento fue rechazado: "El documento esta ilegible. Por favor sube una version con mejor resolucion."
[Subir Nueva Version]
Revision masiva
Aprobar multiples
Si varios documentos estan correctos:
- Selecciona documentos con checkbox
- Haz clic en "Aprobar Seleccionados"
- Confirma
Documentos seleccionados:
- RFC
- Comprobante Domicilio
- Estado de Cuenta
[Aprobar Seleccionados (3)]
Verificar todos
Antes de aprobar masivamente:
- Revisa cada documento individualmente
- Usa vista previa para cada uno
- Solo aprueba si realmente estan correctos
Descargar documentos
Individual
Documento > [Descargar]
Todos los de una solicitud
Acciones > Descargar Todos (ZIP)
Carpeta organizada
Los documentos se organizan en:
- /Projects/Job Positions/{Vacante}/{Candidato}/
- INE_Frente.jpg
- INE_Reverso.jpg
- CURP.pdf
- RFC.pdf
- ...
Historial de versiones
Ver historial
Si el candidato subio multiples versiones:
RFC
- Version 1: rfc_2024.pdf (Rechazado)
- Subido: 15 Ene | Rechazado: 16 Ene
- Motivo: "Ilegible"
- Version 2: rfc_nuevo.pdf (Actual - Subido)
- Subido: 17 Ene | Pendiente revision
Comparar versiones
- Haz clic en version anterior
- Compara con la actual
- Decide si aprobar la nueva
Completar solicitud
Automatico
Cuando todos los documentos requeridos estan aprobados:
- Status cambia a "Completada"
- Se emite evento
DOCUMENT_REQUEST_COMPLETED - Puede disparar automatizaciones
Solicitud completada: Todos los documentos requeridos han sido aprobados. La solicitud #45 esta ahora completa.
Manual
Si hay documentos opcionales pendientes, puedes:
- Esperar a que se suban
- O ignorar si no son necesarios
Enviar recordatorio
Si el candidato tarda en subir documentos:
Acciones > Enviar Recordatorio
Enviar Recordatorio
| Campo | Valor |
|---|---|
| Para | juan@email.com |
| Asunto | Recordatorio - Documentos pend. |
| Documentos pendientes | 3 (Estado de Cuenta, IMSS, Fotografia) |
| Fecha limite | 20 Ene (3 dias) |
Metricas de revision
En el dashboard
Mis Revisiones
- Pendientes: 15 documentos
- Revisados hoy: 8
- Promedio: 2.3 dias para revisar
Por candidato
Juan Perez
- Subidos: 5
- Aprobados: 3
- Rechazados: 0
- Pendientes revision: 2
Mejores practicas
Revisar pronto
- Los candidatos esperan feedback
- Revisa dentro de 24-48 horas
- Configurar recordatorios para no olvidar
Mensajes de rechazo claros
Correcto:
"La imagen esta cortada del lado derecho. Por favor, toma una nueva foto donde se vea completo el documento incluyendo los bordes."
Incorrecto:
"Documento incorrecto"
Verificar autenticidad
- Buscar senales de edicion
- Verificar datos coherentes
- Comparar con otros documentos del candidato
Documentar decisiones
Si rechazas, el motivo queda registrado para:
- Auditoria
- Referencia futura
- Comunicacion clara al candidato
Problemas comunes
"No puedo ver el documento"
Causas:
- Formato no soportado en preview
- Archivo corrupto
Solucion: Descarga y abre con aplicacion nativa.
"El candidato subio el mismo archivo"
Causa: No leyo el motivo de rechazo.
Solucion: Contactar directamente, explicar que necesita.
"Documento correcto pero nombre incorrecto"
El nombre del archivo no importa, solo el contenido. Si el contenido es correcto, aprueba.
Proximos pasos
- Seguimiento de Solicitudes - Ver todas las solicitudes
- Mis Documentos - Entender la perspectiva del candidato