Bot para Agendar Entrevistas
Configura un chatbot que coordina entrevistas mostrando disponibilidad y confirmando citas.
Objetivo
Al terminar esta guia tendras:
- Bot que muestra horarios disponibles
- Candidatos que agendan sin intervencion
- Entrevistas confirmadas automaticamente
- Sincronizacion con calendarios del equipo
Modulos Involucrados
- Chatbot - flujo de agenda
- Eventos/Calendario - disponibilidad
- Automatizacion - confirmaciones
- Comunicacion - recordatorios
Requisitos Previos
Antes de configurar el bot de agenda:
- Calendario conectado (Google/Microsoft)
- Disponibilidad configurada por entrevistadores
- Plantillas de evento creadas
- Chatbot activado
Paso 1: Configurar Disponibilidad
Cada entrevistador debe configurar su disponibilidad:
Ve a Menu: Mi Cuenta → Calendario → Disponibilidad
Configuracion:
- Dias disponibles: Lunes a Viernes
- Horarios: 09:00-13:00 y 15:00-18:00
- Duracion de entrevistas: 30 min
- Tiempo entre entrevistas: 15 min
- Maximo entrevistas por dia: 4
El sistema cruza esta disponibilidad con los eventos existentes del calendario.
Paso 2: Crear Plantilla de Evento
Ve a Menu: Plantillas → Plantillas de Eventos → [+ Nueva]
Plantilla: Entrevista Inicial
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre | Entrevista Inicial |
| Duracion | 30 minutos |
| Tipo | Videollamada (Zoom/Meet) |
| Descripcion | Entrevista inicial para conocernos. Te haremos preguntas sobre tu experiencia y motivacion. |
| Recordatorios | 24 horas antes, 1 hora antes |
Paso 3: Configurar Bot para Agendar
Ve a Menu: Chatbot → Flujos → Agendar Entrevista
Configuracion:
- Toggle Permitir agendar desde chatbot: Activado
- Tipo de evento: Entrevista Inicial
- Entrevistadores disponibles: Selecciona quienes pueden recibir entrevistas
- Asignacion: Primer disponible / Reclutador asignado / Candidato elige
- Mostrar slots de los proximos: 7 dias
Paso 4: Flujo de Conversacion
El bot guia al candidato asi:
1. INICIO:
"¡Excelente! Vamos a agendar tu entrevista. Te muestro los horarios disponibles."
2. MOSTRAR SLOTS:
"Estos son los horarios disponibles para la proxima semana:"
| Lunes 20 Ene | Martes 21 Ene |
|---|---|
| 09:00, 10:00, 11:00 | 09:30, 10:30 |
| 15:00, 16:00 | 14:00, 15:30 |
3. CANDIDATO ELIGE: Click en horario preferido
4. CONFIRMAR:
"Perfecto. Tu entrevista queda agendada: Lunes 20 de Enero, 10:00 AM. Duracion: 30 minutos. Videollamada (link en confirmacion). ¿Confirmamos esta cita?"
5. CONFIRMACION:
"¡Listo! Tu entrevista esta confirmada. Te enviamos un email con los detalles y el link de la videollamada. ¡Mucho exito!"
Paso 5: Automatizaciones
Configura acciones automaticas:
| Trigger | Acciones |
|---|---|
| Entrevista agendada via bot | Enviar email de confirmacion, Invitacion de calendario, Notificar entrevistador, Agregar tag "entrevista-agendada", Mover a etapa "Entrevista Programada" |
| 24 horas antes | Enviar recordatorio al candidato, Enviar recordatorio al entrevistador |
| 1 hora antes | Enviar link de videollamada |
Paso 6: Permitir Reagendar
Ve a Menu: Chatbot → Flujos → Reagendar
Configuracion:
- Toggle Permitir reagendar desde chatbot: Activado
- Permitir hasta: 24 horas antes
- Maximo reagendas: 2 por candidato
- Notificar al equipo: Cada cambio
Mensaje cuando no puede reagendar:
"Lo siento, ya no es posible reagendar. Por favor contacta directamente a tu reclutador para coordinar."
Ejemplo Completo
CANDIDATO: Quiero agendar mi entrevista
BOT: ¡Perfecto! Te muestro los horarios disponibles para tu entrevista inicial. Esta semana tenemos:
- Lunes 20: 09:00, 10:00, 11:00
- Martes 21: 09:30, 14:00, 15:30
- Miercoles 22: 10:00, 11:00, 16:00
[Ver jueves y viernes]
CANDIDATO: [Click: Martes 21 - 14:00]
BOT: Excelente eleccion. Tu entrevista seria: Martes 21 de Enero, 14:00 hrs (30 minutos), Videollamada por Zoom. ¿Confirmamos esta cita?
[Confirmar] [Otro horario]
CANDIDATO: [Confirmar]
BOT: ¡Listo! Tu entrevista esta confirmada. Te enviamos un email con confirmacion, link de Zoom y tips para la entrevista. Recibiras recordatorios 24h y 1h antes. ¡Mucho exito!
Manejo de Conflictos
Si el slot ya no esta disponible:
"Ups, parece que ese horario ya fue tomado. Te muestro otros disponibles: [Horarios actualizados]"
Si no hay disponibilidad proxima:
"No hay horarios disponibles esta semana. ¿Te muestro la siguiente semana?"
[Ver siguiente semana] [Hablar con alguien]
Integracion con Calendario
El bot se sincroniza con:
Google Calendar:
- Lee disponibilidad
- Crea eventos
- Envia invitaciones
Microsoft Outlook:
- Lee disponibilidad
- Crea eventos
- Envia invitaciones
Zoom:
- Genera link automaticamente
- Incluye en invitacion
Los eventos aparecen en el calendario del entrevistador automaticamente.
Tips
Disponibilidad:
- Bloquea horarios de comida
- Deja buffer entre entrevistas
- No mas de 4-5 entrevistas por dia
- Actualiza cuando tengas compromisos
- Sincroniza con calendario personal
Experiencia:
- Muestra varios dias a la vez
- Slots en horarios convenientes
- Permite reagendar facilmente
- Recordatorios automaticos
- Link de videollamada claro
Seguimiento:
- Confirma asistencia dia antes
- Ten plan B si no se presenta
- Registra si cancela o no asiste
- Ofrece reagendar si es necesario
Guias Relacionadas
- Bot de Screening - Filtrar antes de agendar
- Bot de FAQs - Responder dudas
- Automatizar Pasos - Acciones automaticas